Cosa è obbligatorio da gennaio 2026
La regola sta in una frase. Una fattura tra due soggetti passivi belgi deve partire come file strutturato che il software del tuo cliente legge immediatamente. Né scansione, né PDF, né allegato che qualcuno ricopia dall'altra parte. Il formato si chiama Peppol BIS 3.0 e la rete su cui queste fatture circolano è Peppol.
Cosa cambia nella tua giornata? Non molto, se il tuo programma è attrezzato. Compili la fattura come al solito, clicchi su invia, e il software cerca il tuo cliente nell'elenco della rete. Se c'è, il documento arriva direttamente nella sua contabilità, senza passaggi intermedi. Il PDF continua a esistere come copia leggibile, ma non è più il documento ufficiale.
C'è un secondo aspetto, che si dimentica spesso. Il tuo cliente ha il diritto di aspettarsi una fattura strutturata e non è più tenuto ad accettare la carta o il PDF. Lo noti per primo con i grandi committenti e nel settore pubblico, dove un formato sbagliato viene semplicemente rispedito al mittente.
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La fattura parte come file strutturato, non in PDF né su carta.
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Il formato è il Peppol BIS 3.0, lo standard europeo di fatturazione elettronica.
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L'invio passa da un punto di accesso collegato alla rete.
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La tua azienda figura nell'elenco con lo schema 0208, il tuo numero BCE.
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La ricezione rientra nello stesso obbligo dell'invio.
Un PDF via e-mail resta utile come copia per il tuo cliente. Come fattura valida tra aziende belghe, non basta più.
Chi è interessato dall'obbligo
Sono interessate le fatture tra soggetti passivi belgi, per operazioni che si collocano in Belgio. Lavori in attività complementare con una partita IVA? Sei trattato come una PMI di venti persone. La dimensione dell'attività non conta, lo status sì.
Alcune situazioni restano fuori. Se fatturi a privati, nel tuo modo di lavorare non cambia nulla. Se il tuo cliente è stabilito all'estero, si applicano le regole del suo paese, anche se molti acquirenti europei scelgono Peppol di propria iniziativa perché è più fluido. Resta fuori anche chi effettua solo operazioni esenti ai sensi dell'articolo 44.
È attorno al regime di franchigia per le piccole imprese che la confusione è maggiore. Anche sotto la soglia, senza IVA fatturata, devi poter ricevere fatture strutturate. Per l'invio, tutto dipende dal tuo status: fai verificare questo punto dal tuo commercialista prima di concludere che non hai nulla da fare.
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I soggetti passivi belgi che fatturano ad altri soggetti passivi belgi.
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I liberi professionisti in attività complementare, alla pari di quelli in attività principale.
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Le aziende che ricevono soprattutto fatture, dato che anche queste arrivano in formato strutturato.
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Fuori campo: la vendita ai privati e le sole operazioni esenti ai sensi dell'articolo 44.
Sei un'ASBL (associazione senza scopo di lucro), hai un'attività mista o una sede all'estero? Chiedi al tuo commercialista o al SPF Finances prima di modificare qualsiasi cosa.
Il calendario belga
Il Belgio non è passato al nuovo sistema in un colpo solo. Gli appalti pubblici sono stati i primi, le aziende hanno seguito, e resta in agenda una tappa legata alla trasmissione dei dati IVA.
È proprio quest'ultima tappa che spiega perché gli editori ti parlano già del 2028. L'idea è che i dati di fatturazione arrivino all'amministrazione più vicino al momento della transazione. I testi possono ancora cambiare, quindi considera questa data una direzione e non una certezza.
Il calendario belga della fattura elettronica
| Quando |
Cosa cambia |
Per chi |
| Dal 2022 al 2024 |
Fattura elettronica negli appalti pubblici, per fasi |
I fornitori del settore pubblico |
| 1° gennaio 2026 |
Fattura strutturata obbligatoria tra soggetti passivi belgi |
La quasi totalità delle aziende |
| Misura in corso |
Sostegno fiscale temporaneo per il software di fatturazione e la consulenza |
Piccole società e ditte individuali |
| A partire dal 2028 |
Trasmissione annunciata dei dati IVA più vicina alla transazione |
Salvo testi definitivi |
Ricevere conta quanto inviare
L'attenzione si concentra quasi sempre sull'invio. È logico, è la parte visibile del lavoro. Eppure, da gennaio, sono le fatture in entrata a creare più problemi, perché arrivano da un canale che bisogna prima aprire.
Se questo canale resta chiuso, il seguito è spiacevole. Il tuo fornitore si scontra con un messaggio di errore o ti rimanda un PDF, e la tua pratica accumula ritardo. Ancora più costosa è l'IVA detraibile che lasci sfuggire perché una fattura non è mai entrata nella tua contabilità.
Un programma che riceve davvero legge importo, aliquota IVA e fornitore direttamente dal file. Confermi la categoria di spesa e il documento si archivia nel tuo registro degli acquisti. Su un trimestre, questo vale facilmente una serata di lavoro.
Controlla ogni trimestre che il tuo numero d'impresa figuri ancora correttamente nell'elenco Peppol. Due minuti, ed eviti fatture che non arrivano da nessuna parte.
Cosa rischi se non fai nulla
Continuare a fatturare in PDF espone a una sanzione amministrativa per ogni violazione accertata. Gli importi salgono in caso di recidiva, e l'amministrazione guarda l'insieme della tua fatturazione, non solo il documento partito storto.
Il rischio commerciale oggi pesa più della sanzione. I grandi clienti e le amministrazioni rifiutano ciò che non arriva nel formato giusto, e una fattura rifiutata semplicemente non viene pagata. Il tuo termine di pagamento inizia a decorrere solo dal momento in cui la rinvii correttamente.
Sul fronte degli acquisti, è in gioco la tua detrazione IVA. Se non puoi presentare una fattura in buona e debita forma, questa detrazione diventa fragile in caso di controllo. Di solito è il modo più costoso di scoprire che la ricezione non era configurata.
Gli importi delle sanzioni e il modo in cui l'amministrazione le applica possono evolvere. Il tuo commercialista o il SPF Finances ti daranno lo stato delle cose per la tua pratica.
Mettersi in regola in mezza giornata
L'adeguamento richiede meno lavoro di quanto sembri. Per un libero professionista che ha i dati a portata di mano, conta una mezza mattinata, prima vera fattura compresa. Una società con un catalogo di articoli e un lungo elenco di clienti prevederà piuttosto la giornata.
Comincia col sapere se il tuo software attuale è esso stesso un punto di accesso o se ne affitta uno. Entrambe le soluzioni si difendono, a condizione che sia detto chiaramente e che la ricezione non figuri come opzione a pagamento nella tua offerta. Poi attiva il tuo identificativo con lo schema 0208, importa i tuoi clienti e guarda chi è già raggiungibile.
Concludi con un test che conta: una vera fattura verso un cliente che sai essere sulla rete. Una ricevuta di ritorno che torna indietro dice più di qualsiasi manuale.
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Chiedi al tuo editore se è un punto di accesso e quale formato produce.
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Attiva il tuo identificativo Peppol con lo schema 0208, il tuo numero BCE.
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Importa il tuo elenco di clienti e individua quelli già presenti nell'elenco.
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Apri la ricezione delle fatture d'acquisto e provala con un fornitore abituale.
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Concorda con il tuo commercialista come recupera i documenti.
La tua mezza giornata, passo dopo passo
| Passaggio |
Cosa fai |
Durata |
| Interrogare il tuo editore |
Punto di accesso, formato prodotto e ricezione compresa o meno |
15 minuti |
| Completare la scheda della tua azienda |
Numero BCE, indirizzo, conto bancario e aliquote IVA |
20 minuti |
| Attivare l'identificativo 0208 |
La tua iscrizione nell'elenco Peppol |
5 minuti |
| Importare i tuoi clienti |
Vedere quali sono già raggiungibili sulla rete |
30 minuti |
| Inviare una vera fattura |
Aspettare la ricevuta di ritorno |
10 minuti |
| Provare la ricezione |
Chiedere a un fornitore di inviare la sua prossima fattura in formato strutturato |
Dipende da lui |
Con Novadesko l'identificativo Peppol si attiva con un clic dalla dashboard, e la ricezione delle fatture d'acquisto è compresa in ogni piano.
Domande frequenti
La fatturazione Peppol è davvero obbligatoria nel 2026?
Ciò che è obbligatorio dal 1° gennaio 2026 è la fattura elettronica strutturata tra soggetti passivi belgi. Peppol è la rete attraverso cui avviene in pratica, ed è la via standard in Belgio, ma la legge impone innanzitutto il formato e lo scambio, non il nome del tuo fornitore.
Posso ancora inviare un PDF per e-mail?
Come copia aggiuntiva per il tuo cliente, nessun problema, e molti liberi professionisti continuano perché è leggibile. Come fattura ufficiale tra due aziende belghe, un PDF non risponde più alle regole.
L'obbligo vale anche in attività complementare?
Sì, non appena hai una partita IVA e fatturi a un altro soggetto passivo belga. Non esiste una soglia di fatturato né di numero di fatture sotto la quale saresti dispensato.
E le mie fatture ai privati?
Non cambia nulla. L'obbligo riguarda le fatture tra aziende. Il tuo scontrino, la tua fattura cartacea o il tuo PDF indirizzato a un cliente privato restano perfettamente corretti.
Il mio cliente non è ancora sulla rete, cosa fare?
Il tuo programma lo verifica nell'elenco. Se non c'è, la fattura parte per la via classica senza che tu debba ricopiare nulla. Il giorno in cui si iscrive, l'invio passa da solo alla rete.
Quanto costa l'adeguamento?
In genere niente di più di quanto paghi già per il tuo software di fatturazione, a condizione che invio e ricezione siano compresi nell'abbonamento. Diffida dei piani a documento inviato: a cinquanta fatture al mese il conto sale più in fretta di quanto si creda.
Il mio commercialista deve usare lo stesso software?
No. Lavora con il suo strumento e recupera i tuoi dati, con un'esportazione nel formato che usa o aprendo direttamente la tua pratica. Con Novadesko questo accesso è gratuito per gli studi.
Per quanto tempo bisogna conservare le fatture elettroniche?
Il termine di conservazione dei libri e delle fatture è di dieci anni. Una fattura strutturata si conserva preferibilmente nel formato in cui è stata emessa o ricevuta, e non solo in forma stampata. Un buon software se ne occupa e ti lascia esportare tutto quando vuoi.
Da vedere anche
Le regole belghe sulla fatturazione elettronica si muovono ancora, così come le sanzioni e le misure di sostegno. Questa pagina viene aggiornata regolarmente, ma la tua situazione specifica va sempre verificata con il tuo commercialista o con il SPF Finances.
