Wat er sinds 1 januari 2026 moet
De regel is kort. Een factuur tussen twee Belgische btw-plichtigen moet vertrekken als gestructureerd bestand dat de software van uw klant meteen inleest. Geen scan, geen pdf, geen bijlage die iemand aan de andere kant overtypt. Het formaat heet Peppol BIS 3.0 en het netwerk waarlangs die facturen reizen, is Peppol.
Wat verandert er dan aan uw werkdag? Weinig, als uw programma erop voorzien is. U maakt uw factuur zoals altijd, u klikt op versturen, en de software zoekt uw klant op in het adresboek van het netwerk. Staat hij erin, dan belandt het document rechtstreeks in zijn boekhouding, zonder tussenstap. De pdf blijft bestaan als leesbare kopie, maar hij is niet langer het officiële document.
Er hangt nog een tweede kant aan vast, die vaak vergeten wordt. Uw klant mag een gestructureerde factuur verwachten en hoeft papier of pdf niet meer te aanvaarden. Bij grotere afnemers en bij openbare besturen merkt u dat het eerst: daar wordt een verkeerd formaat gewoon teruggestuurd.
-
De factuur vertrekt als gestructureerd bestand, niet als pdf of papier.
-
Het formaat is Peppol BIS 3.0, de Europese standaard voor e-facturatie.
-
Het versturen loopt via een toegangspunt dat op het netwerk is aangesloten.
-
Uw onderneming staat in het adresboek onder schema 0208, uw ondernemingsnummer.
-
Ontvangen valt onder dezelfde verplichting als versturen.
Een pdf per mail blijft nuttig als kopie voor uw klant. Als geldige factuur tussen Belgische ondernemingen volstaat hij niet meer.
Voor wie de verplichting geldt
Het gaat om facturen tussen Belgische btw-plichtigen, voor handelingen die in België plaatsvinden. Werkt u in bijberoep met een btw-nummer, dan valt u er even goed onder als een kmo met twintig mensen op de loonlijst. De omvang van de zaak speelt geen rol, het statuut wel.
Enkele situaties vallen erbuiten. Factureert u aan particulieren, dan verandert er niets aan uw manier van werken. Zit uw klant in het buitenland, dan gelden de regels van zijn land, al kiezen heel wat Europese afnemers vandaag zelf voor Peppol omdat het gewoon vlotter loopt. Wie enkel handelingen verricht die vrijgesteld zijn onder artikel 44, blijft eveneens buiten schot.
Rond de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen bestaat de meeste onduidelijkheid. Ook wie onder de drempel blijft en geen btw aanrekent, moet gestructureerde facturen kunnen ontvangen. Voor het versturen hangt het af van uw statuut, dus laat dat punt even aftoetsen bij uw boekhouder voor u besluit dat u niets hoeft te doen.
-
Belgische btw-plichtigen die factureren aan andere Belgische btw-plichtigen.
-
Zelfstandigen in bijberoep, op dezelfde voet als voltijdse ondernemers.
-
Ondernemingen die vooral ontvangen, want ook inkomende facturen komen gestructureerd binnen.
-
Buiten beeld: verkoop aan particulieren en wie enkel vrijgestelde handelingen onder artikel 44 verricht.
Zit u met een vzw, een gemengde activiteit of een buitenlandse vestiging, vraag het dan na bij uw boekhouder of bij de FOD Financiën voor u iets omzet.
De data op een rij
België is niet in één beweging overgeschakeld. Eerst waren de overheidsopdrachten aan de beurt, daarna volgde het bedrijfsleven, en er staat nog een stap op de agenda rond de doorstroming van btw-gegevens.
Die laatste stap verklaart waarom softwareleveranciers u vandaag al over 2028 aanspreken. Het plan is dat facturatiegegevens dichter bij het moment van de transactie bij de administratie terechtkomen. De teksten daarover kunnen nog schuiven, dus neem die datum als richting en niet als zekerheid.
De Belgische kalender van de e-facturatie
| Wanneer |
Wat er verandert |
Voor wie |
| 2022 tot 2024 |
Elektronische factuur bij overheidsopdrachten, in fasen ingevoerd |
Leveranciers van openbare besturen |
| 1 januari 2026 |
Gestructureerde factuur verplicht tussen Belgische btw-plichtigen |
Zo goed als alle ondernemingen |
| Lopende maatregel |
Tijdelijke fiscale steun voor facturatiesoftware en advies |
Kleine vennootschappen en eenmanszaken |
| Vanaf 2028 |
Aangekondigde doorstroming van btw-gegevens dichter bij de transactie |
Onder voorbehoud van de definitieve teksten |
Ontvangen weegt even zwaar als versturen
De aandacht gaat bijna altijd naar het versturen. Begrijpelijk, dat is het zichtbare deel van het werk. Toch zorgt de ontvangst voor de meeste kopzorgen sinds januari, want facturen van leveranciers komen nu binnen langs een kanaal dat u eerst moet openzetten.
Blijft dat kanaal dicht, dan gebeurt er iets vervelends. Uw leverancier botst op een foutmelding of stuurt alsnog een pdf achterna, en uw dossier loopt achter. Duurder nog is de aftrekbare btw die u laat liggen omdat een factuur nooit in uw boekhouding is geraakt.
Een programma dat wel ontvangt, leest bedrag, btw-tarief en leverancier rechtstreeks uit het bestand. U bevestigt de kostenpost en het document staat in uw aankoopjournaal. Over een kwartaal gerekend scheelt dat makkelijk een avond werk.
Kijk elk kwartaal even na of uw ondernemingsnummer nog correct in het Peppol adresboek staat. Twee minuten werk, en het voorkomt facturen die nergens toekomen.
Wat u riskeert als u niets doet
Wie blijft factureren met een pdf, riskeert een administratieve boete per vastgestelde inbreuk. De bedragen lopen op bij herhaling, en de administratie kijkt daarbij naar uw facturatie in haar geheel, niet naar dat ene document dat verkeerd vertrok.
Het commerciële risico weegt intussen zwaarder dan de boete zelf. Grote afnemers en openbare besturen weigeren wat niet in het juiste formaat binnenkomt, en een geweigerde factuur wordt nu eenmaal niet betaald. Uw betalingstermijn begint pas te lopen op het moment dat u correct opnieuw verstuurt.
Aan de aankoopzijde staat uw btw-aftrek op het spel. Kunt u een factuur niet voorleggen zoals het hoort, dan komt die aftrek bij een controle onder druk. Dat is meestal de duurste manier om te ontdekken dat de ontvangst niet stond ingesteld.
Boetebedragen en de manier waarop de administratie ze toepast, kunnen veranderen. Uw boekhouder of de FOD Financiën geeft u de stand van zaken voor uw eigen dossier.
In orde komen in een halve dag
In orde komen is minder werk dan het lijkt. Voor een eenmanszaak met de gegevens bij de hand is het een halve voormiddag, eerste echte factuur inbegrepen. Een vennootschap met een artikelbestand en een lange klantenlijst rekent beter op een volledige dag.
Begin met de vraag of uw huidige software zelf toegangspunt is of daarvoor bij iemand anders aanklopt. Allebei kan, zolang het duidelijk gezegd wordt en de ontvangst niet als betalende optie op uw offerte staat. Zet daarna uw identificatie onder schema 0208 aan, importeer uw klanten en kijk wie al bereikbaar is.
Sluit af met een test die telt: een echte factuur naar een klant die zeker op het netwerk zit. Een ontvangstbevestiging die binnenloopt, zegt meer dan gelijk welke handleiding.
-
Vraag uw softwareleverancier of hij toegangspunt is en welk formaat hij verstuurt.
-
Activeer uw Peppol identificatie onder schema 0208, uw ondernemingsnummer.
-
Importeer uw klantenlijst en kijk na wie al in het adresboek staat.
-
Zet de ontvangst van aankoopfacturen aan en test ze met een vaste leverancier.
-
Spreek met uw boekhouder af hoe hij de documenten voortaan krijgt.
Uw halve dag, stap voor stap
| Stap |
Wat u doet |
Tijd |
| Uw leverancier bevragen |
Toegangspunt, formaat en of de ontvangst inbegrepen is |
15 minuten |
| Uw bedrijfsfiche vervolledigen |
Ondernemingsnummer, adres, rekeningnummer en btw-tarieven |
20 minuten |
| Identificatie 0208 activeren |
Uw registratie in het Peppol adresboek |
5 minuten |
| Klanten importeren |
Nakijken wie al bereikbaar is op het netwerk |
30 minuten |
| Een echte factuur versturen |
Wachten op de ontvangstbevestiging |
10 minuten |
| De ontvangst testen |
Een leverancier vragen om zijn volgende factuur gestructureerd te sturen |
Afhankelijk van hem |
Bij Novadesko activeert u uw Peppol identificatie met één klik vanuit het dashboard, en de ontvangst van aankoopfacturen zit in elk abonnement.
Veelgestelde vragen
Is e-facturatie in 2026 echt verplicht?
Wat verplicht is sinds 1 januari 2026, is de gestructureerde elektronische factuur tussen Belgische btw-plichtigen. Peppol is het netwerk waarlangs dat in de praktijk gebeurt en het is in België de standaardweg, maar de wet legt in de eerste plaats het formaat en de uitwisseling op, niet de naam van uw leverancier.
E-facturatie, elektronische facturatie, Peppol: is dat hetzelfde?
De eerste twee wel. E-facturatie is gewoon de korte vorm van elektronische facturatie, en in beide gevallen gaat het om een gestructureerde factuur die machines onderling lezen. Peppol is iets anders: dat is de weg waarlangs die facturen reizen, met een adresboek en toegangspunten. In Vlaanderen hoort u vaak alle drie de woorden door elkaar, maar wie het correct wil zeggen, gebruikt e-facturatie voor het document en Peppol voor het netwerk. Een digitale factuur is trouwens nog iets anders: een pdf is digitaal en toch niet gestructureerd.
Mag ik nog een pdf per mail sturen?
Als bijkomende kopie voor uw klant is daar niets mis mee, en veel ondernemers blijven dat doen omdat het leesbaar is. Als officiële factuur tussen twee Belgische ondernemingen voldoet een pdf niet meer aan de regels.
Geldt de verplichting ook voor een bijberoep?
Ja, van zodra u een btw-nummer heeft en u factureert aan een andere Belgische btw-plichtige. Er bestaat geen drempel in omzet of aantal facturen waaronder u vrijgesteld zou zijn.
Wat met mijn facturen aan particulieren?
Daar verandert niets. De verplichting slaat op facturen tussen ondernemingen. Uw kassaticket, uw factuur op papier of uw pdf naar een particuliere klant blijven perfect in orde.
Mijn klant zit nog niet op het netwerk, wat nu?
Uw programma kijkt dat na in het adresboek. Staat hij er niet in, dan vertrekt de factuur langs de klassieke weg zonder dat u iets moet overtypen. Zodra hij zich registreert, schakelt de verzending vanzelf over naar het netwerk.
Wat kost het om in orde te zijn?
Meestal niets bovenop wat u vandaag al aan facturatiesoftware betaalt, op voorwaarde dat uw leverancier het verzenden en ontvangen in het abonnement heeft zitten. Let op formules met een prijs per verstuurd document: bij vijftig facturen per maand loopt dat sneller op dan verwacht.
Moet mijn boekhouder dezelfde software gebruiken?
Neen. Hij werkt met zijn eigen pakket en haalt uw gegevens op, via een export in zijn formaat of door rechtstreeks in uw dossier te kijken. Bij Novadesko is die toegang gratis voor kantoren.
Hoe lang moet ik mijn elektronische facturen bewaren?
De bewaartermijn voor uw boeken en facturen bedraagt tien jaar. Een gestructureerde factuur bewaart u het best in het formaat waarin ze verstuurd of ontvangen is, en niet enkel als afdruk. Goede software doet dat automatisch en laat u alles exporteren wanneer u wil.
Ook interessant
De Belgische regels rond elektronisch factureren blijven in beweging, net als de sancties en de steunmaatregelen. Deze pagina wordt geregeld bijgewerkt, maar uw eigen situatie checkt u altijd bij uw boekhouder of bij de FOD Financiën.
