Cosa devi avere a portata di mano
Un invio Peppol si decide prima della fattura. La rete controlla il documento alla partenza: se manca un dato, non parte nulla e lo sai subito. È più secco di un PDF inviato per e-mail, e francamente più rilassante del sollecito dell'ufficio contabilità tre settimane dopo.
Raccogli quindi questi elementi una volta per tutte. Li inserirai solo al primo passaggio, poi seguiranno ogni documento.
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Il tuo numero d'impresa, così come figura alla Banque-Carrefour.
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L'indirizzo della tua sede legale, quello della BCE e non quello del tuo ufficio se sono diversi.
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Il tuo IBAN, le tue condizioni di pagamento e il termine che concedi.
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Il numero d'impresa del tuo cliente, che per lui funge da indirizzo sulla rete.
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Un'aliquota IVA su ogni riga, comprese le righe esenti o in reverse charge.
I dati che la rete controlla alla partenza
| Dato |
Dove si imposta |
Cosa succede se manca |
| Numero d'impresa dell'emittente |
Scheda della tua società |
L'identificativo Peppol non può essere pubblicato |
| Numero d'impresa del cliente |
Scheda cliente |
La rete non sa dove consegnare la fattura |
| Aliquota IVA per riga |
Righe della fattura |
Il documento viene rifiutato prima dell'invio |
| Motivo di esenzione |
Righe fuori campo IVA o in reverse charge |
Rifiuto per dicitura legale assente |
| IBAN e scadenza |
Scheda della tua società |
Fattura non conforme allo standard europeo |
Hai un dubbio su una dicitura legale? Riprendi una fattura cartacea recente validata dal tuo commercialista, c'è già tutto.
L'invio, passo dopo passo
Riprendiamo i cinque passaggi in cima alla pagina, questa volta con quello che succede dietro lo schermo.
La scheda della tua azienda alimenta l'intestazione di ogni fattura strutturata. L'attivazione dell'identificativo, invece, pubblica il tuo numero d'impresa nell'elenco della rete: da quel momento qualsiasi fornitore può indirizzarti una fattura senza che tu debba trasmettergli nulla.
Poi viene il cliente. Digita il suo numero d'impresa, il software consulta l'elenco e mostra se è raggiungibile. Inserisci quindi la fattura normalmente, riga per riga, con l'aliquota IVA giusta su ciascuna. Al momento dell'invio, scegli Peppol invece dell'e-mail.
Il documento parte in Peppol BIS Billing 3.0, un formato che il software del tuo cliente legge senza intervento umano. Pochi secondi dopo, il suo punto di accesso conferma la consegna. Questa conferma è l'unica prova che conta: prendi l'abitudine di guardarla prima di passare oltre.
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Conta venti minuti per l'avvio, due clic per gli invii successivi.
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Niente da installare sul tuo computer: tutto avviene nel tuo software di fatturazione.
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Nessuna pratica presso l'amministrazione, la registrazione avviene tramite il tuo punto di accesso.
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Puoi sempre allegare un PDF di cortesia, è il file strutturato che fa fede.
Prova prima con un cliente di fiducia, o con la tua stessa società se ne hai due. Vedrai il percorso completo senza mettere in gioco un vero pagamento.
Trovare l'identificativo Peppol del tuo cliente
Sulla rete ogni azienda ha un indirizzo. In Belgio è il numero d'impresa preceduto dal codice 0208, che indica semplicemente che l'identificativo proviene dalla Banque-Carrefour.
Non devi quindi chiedere nulla al tuo cliente, né un account né un codice di accesso. Basta il suo numero di partita IVA, che figura già sui documenti che scambiate.
Se l'elenco non lo trova, ci sono due spiegazioni. O non ha ancora attivato Peppol presso il suo fornitore di servizi, oppure il numero inserito contiene un refuso. Ricontrolla le cifre prima di concludere qualsiasi cosa.
La nostra pagina Peppol offre la stessa ricerca ad accesso libero, senza creare un account. Comoda per verificare un elenco di clienti prima di passare al nuovo sistema.
Verificare che la fattura sia arrivata
Una fattura Peppol passa per diversi stati prima di arrivare dal tuo cliente. Conoscerli evita di sollecitare troppo presto o, peggio, di rinviare un duplicato.
In pratica la consegna si conferma in pochi secondi. Uno stato che si trascina oltre un'ora merita un'occhiata, ma nulla di drammatico: la rete riprova da sola quando il punto di accesso dall'altra parte è momentaneamente non disponibile.
Gli stati di un invio Peppol
| Stato |
Cosa significa |
Cosa fai |
| In preparazione |
La fattura è inserita ma non ancora inviata |
La rileggi e la convalidi |
| Inviata |
Il documento ha lasciato il tuo punto di accesso |
Aspetti qualche secondo |
| Consegna confermata |
Il punto di accesso del cliente ha preso il documento |
Nulla, la fattura è da lui |
| Rifiutata |
Un dato blocca la convalida |
Correggi il campo segnalato e rinvii |
| Non raggiungibile |
Il cliente non figura nell'elenco |
L'invio passa all'e-mail |
La consegna prova che il software del tuo cliente ha ricevuto la fattura. Non dice nulla sul suo accordo commerciale né sul suo pagamento: questi due temi restano tra voi.
Quando la rete rifiuta la tua fattura
Un rifiuto non ha nulla di preoccupante. Segnala un dato mancante o incoerente e arriva subito, prima che il documento parta. Correggi, rinvii, la questione è risolta in due minuti.
Le cause si contano sulle dita di una mano, e sono quasi sempre le stesse.
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Numero d'impresa del cliente assente, incompleto o ricopiato male.
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Riga di fattura senza aliquota IVA, spesso uno sconto o un forfait di trasferta.
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Motivo di esenzione mancante su una fattura in reverse charge o fuori campo IVA.
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IBAN malformato, o conto di pagamento assente dalla scheda della tua azienda.
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Data di scadenza anteriore alla data della fattura, in genere un errore di battitura.
Non creare una nuova fattura per correggere un rifiuto: il documento non ha mai lasciato il tuo software, quindi la tua numerazione resta intatta. Se la fattura è già partita, passa da una nota di credito.
Se il tuo cliente non è ancora su Peppol
Capita ancora, soprattutto presso le strutture più piccole e i tuoi clienti privati, che non sono interessati dall'obbligo.
In questo caso la fattura parte per e-mail, con il suo PDF, esattamente come prima. Non inserisci nulla due volte e non cambi le tue abitudini. Il giorno in cui quel cliente si iscrive alla rete, l'invio passa da solo al formato strutturato.
Per i tuoi clienti professionali belgi, la questione si pone comunque. L'obbligo vale anche per loro, e un fornitore che fa notare con gentilezza che non si trovano nell'elenco rende loro un servizio.
Ricevere, l'altra metà del lavoro
Molti liberi professionisti configurano l'invio e poi si fermano lì. Peccato, perché la ricezione fa risparmiare molto più tempo.
Una fattura d'acquisto che arriva tramite Peppol entra nel tuo registro degli acquisti con fornitore, importo e IVA già letti. Confermi la categoria di spesa, e la tua IVA detraibile è a posto senza doverla reinserire.
L'opposto costa caro: se il tuo strumento non riceve, le fatture dei tuoi fornitori si perdono da qualche parte tra due caselle di posta, e a farne le spese è la tua detrazione al momento della dichiarazione.
Con Novadesko invio e ricezione sono compresi nell'abbonamento, senza limiti di documenti né opzioni da spuntare.
Domande frequenti
Come si invia una fattura Peppol quando si inizia?
Completa prima la scheda della tua azienda, attiva il tuo identificativo Peppol, poi inserisci il numero d'impresa del tuo cliente. Crea quindi la fattura come al solito e scegli l'invio Peppol. La conferma di consegna arriva subito dopo.
Serve un software particolare per inviare una fattura Peppol?
Serve uno strumento collegato a un punto di accesso della rete. La maggior parte dei software di fatturazione belgi lo è ormai, Novadesko compreso. Non serve alcun download, tutto avviene nel browser.
Quanto tempo ci mette una fattura Peppol ad arrivare?
Pochi secondi nella grande maggioranza dei casi. Se il punto di accesso del destinatario è momentaneamente non disponibile, la rete riprova da sola e la consegna si conferma un po' più tardi.
Si può inviare una fattura Peppol gratuitamente?
Esistono portali pubblici gratuiti per qualche fattura all'anno, soprattutto verso il settore pubblico. Non tengono né la tua contabilità né il monitoraggio dei pagamenti. Con Novadesko l'invio Peppol è compreso nell'abbonamento e la prova è gratuita.
Il PDF inviato per e-mail basta ancora?
No, non più tra imprese soggette a IVA stabilite in Belgio. Dal 1° gennaio 2026 queste fatture devono essere emesse e ricevute in formato strutturato. Il PDF mantiene il suo valore commerciale, ma non soddisfa più l'obbligo.
Come si annulla una fattura già inviata tramite Peppol?
Come su carta: con una nota di credito, che parte anch'essa sulla rete e si collega alla fattura originale. Un documento consegnato non si ritira, esattamente come una lettera spedita.
Bisogna inviare tramite Peppol le fatture destinate ai privati?
No. L'obbligo belga riguarda gli scambi tra imprese soggette a IVA. I tuoi clienti privati continuano a ricevere una fattura classica, per e-mail o su carta.
Si può inviare una fattura Peppol a un cliente estero?
Sì, non appena è registrato sulla rete. Peppol è usato in gran parte dell'Europa e ben oltre. L'invio segue esattamente lo stesso percorso, con l'identificativo del paese interessato.
Da vedere anche
Le regole belghe sulla fatturazione elettronica evolvono e le schermate dei software cambiano da una versione all'altra. Per la tua situazione specifica, in particolare in caso di regime particolare, la parola del tuo commercialista prevale su questa pagina.
