Was seit Januar 2026 Pflicht ist
Die Regel lässt sich in einem Satz sagen. Eine Rechnung zwischen zwei belgischen Steuerpflichtigen muss als strukturierte Datei hinausgehen, die die Software Ihres Kunden sofort liest. Kein Scan, kein PDF, kein Anhang, den am anderen Ende jemand abtippt. Das Format heißt Peppol BIS 3.0, und das Netzwerk, über das diese Rechnungen laufen, ist Peppol.
Was ändert das an Ihrem Tag? Nicht viel, wenn Ihr Programm dafür ausgerüstet ist. Sie schreiben Ihre Rechnung wie gewohnt, klicken auf Senden, und die Software sucht Ihren Kunden im Verzeichnis des Netzwerks. Steht er darin, kommt das Dokument direkt in seiner Buchhaltung an, ohne Zwischenschritt. Das PDF existiert weiter als lesbare Kopie, ist aber nicht mehr das offizielle Dokument.
Es gibt einen zweiten Aspekt, den man oft vergisst. Ihr Kunde darf eine strukturierte Rechnung erwarten und muss Papier oder PDF nicht mehr akzeptieren. Das merken Sie zuerst bei großen Auftraggebern und im öffentlichen Sektor, wo ein falsches Format schlicht zurückgeschickt wird.
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Die Rechnung geht als strukturierte Datei hinaus, nicht als PDF und nicht auf Papier.
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Das Format ist Peppol BIS 3.0, die europäische Norm der elektronischen Rechnungsstellung.
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Der Versand läuft über einen an das Netzwerk angebundenen Zugangspunkt.
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Ihr Unternehmen steht im Verzeichnis unter dem Schema 0208, Ihrer ZDU-Nummer.
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Der Empfang unterliegt derselben Pflicht wie der Versand.
Ein PDF per E-Mail bleibt als Kopie für Ihren Kunden nützlich. Als gültige Rechnung zwischen belgischen Unternehmen genügt es nicht mehr.
Wer von der Pflicht betroffen ist
Betroffen sind Rechnungen zwischen belgischen Steuerpflichtigen für Umsätze, die in Belgien stattfinden. Sie arbeiten nebenberuflich mit einer MwSt.-Nummer? Dann stehen Sie genauso da wie ein KMU mit zwanzig Personen. Die Größe der Tätigkeit spielt keine Rolle, der Status schon.
Manche Situationen bleiben außen vor. Wenn Sie Privatpersonen fakturieren, ändert sich an Ihrer Arbeitsweise nichts. Ist Ihr Kunde im Ausland ansässig, gelten die Regeln seines Landes, auch wenn viele europäische Einkäufer Peppol von sich aus wählen, weil es reibungsloser ist. Wer ausschließlich nach Artikel 44 befreite Umsätze ausführt, bleibt ebenfalls außen vor.
Die größte Verwirrung herrscht rund um die Kleinunternehmerregelung. Auch unter der Schwelle, ohne berechnete MwSt., müssen Sie strukturierte Rechnungen empfangen können. Beim Versand hängt alles von Ihrem Status ab: Lassen Sie das von Ihrem Buchhalter prüfen, bevor Sie schließen, dass Sie nichts tun müssen.
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Belgische Steuerpflichtige, die andere belgische Steuerpflichtige fakturieren.
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Nebenberuflich Selbstständige ebenso wie hauptberuflich Selbstständige.
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Unternehmen, die vor allem Rechnungen empfangen, denn auch diese kommen strukturiert an.
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Außerhalb des Anwendungsbereichs: der Verkauf an Privatpersonen und ausschließlich nach Artikel 44 befreite Umsätze.
Sie sind ein gemeinnütziger Verein (VoG), haben eine gemischte Tätigkeit oder eine Niederlassung im Ausland? Fragen Sie Ihren Buchhalter oder den FÖD Finanzen, bevor Sie etwas ändern.
Der belgische Zeitplan
Belgien hat nicht auf einen Schlag umgestellt. Die öffentlichen Aufträge machten den Anfang, die Unternehmen folgten, und ein Schritt steht noch auf der Agenda: die Übermittlung der MwSt.-Daten.
Dieser letzte Schritt erklärt, warum die Anbieter schon von 2028 sprechen. Die Idee ist, dass die Rechnungsdaten die Verwaltung näher am Zeitpunkt der Transaktion erreichen. Die Texte können sich noch ändern, nehmen Sie dieses Datum also als Richtung und nicht als Gewissheit.
Der belgische Zeitplan der elektronischen Rechnung
| Wann |
Was sich ändert |
Für wen |
| 2022 bis 2024 |
Elektronische Rechnung bei öffentlichen Aufträgen, in Stufen |
Lieferanten des öffentlichen Sektors |
| 1. Januar 2026 |
Strukturierte Rechnung Pflicht zwischen belgischen Steuerpflichtigen |
Nahezu alle Unternehmen |
| Laufende Maßnahme |
Befristete steuerliche Unterstützung für Rechnungssoftware und Beratung |
Kleine Gesellschaften und Einzelunternehmen |
| Ab 2028 |
Angekündigte Übermittlung der MwSt.-Daten näher an der Transaktion |
Vorbehaltlich der endgültigen Texte |
Empfangen zählt genauso wie Senden
Die Aufmerksamkeit gilt fast immer dem Versand. Das ist logisch, es ist der sichtbare Teil der Arbeit. Doch seit Januar machen die eingehenden Rechnungen den meisten Ärger, weil sie über einen Kanal kommen, den man erst öffnen muss.
Bleibt dieser Kanal geschlossen, wird es unangenehm. Ihr Lieferant stößt auf eine Fehlermeldung oder schickt Ihnen ein PDF, und Ihr Vorgang verzögert sich. Noch teurer: die abziehbare MwSt., die Sie verlieren, weil eine Rechnung nie in Ihre Buchhaltung gelangt ist.
Ein Programm, das wirklich empfängt, liest Betrag, MwSt.-Satz und Lieferant direkt aus der Datei. Sie bestätigen die Kostenkategorie, und das Dokument ordnet sich in Ihr Einkaufsjournal ein. Über ein Quartal macht das leicht einen Abend Arbeit aus.
Prüfen Sie jedes Quartal, dass Ihre Unternehmensnummer im Peppol-Verzeichnis weiterhin korrekt eingetragen ist. Zwei Minuten, und Sie vermeiden Rechnungen, die nirgends ankommen.
Was Ihnen droht, wenn Sie nichts tun
Wer weiter per PDF fakturiert, riskiert pro festgestelltem Verstoß eine Verwaltungsgeldbuße. Die Beträge steigen im Wiederholungsfall, und die Verwaltung betrachtet Ihre gesamte Rechnungsstellung, nicht nur das schiefgelaufene Dokument.
Das geschäftliche Risiko wiegt heute schwerer als die Geldbuße. Große Kunden und Behörden lehnen ab, was nicht im richtigen Format ankommt, und eine abgelehnte Rechnung wird schlicht nicht bezahlt. Ihre Zahlungsfrist beginnt erst zu laufen, wenn Sie korrekt neu senden.
Auf der Einkaufsseite steht Ihr Vorsteuerabzug auf dem Spiel. Können Sie keine ordnungsgemäße Rechnung vorlegen, wird dieser Abzug bei einer Prüfung angreifbar. Das ist meist die teuerste Art, herauszufinden, dass der Empfang nicht eingerichtet war.
Die Höhe der Geldbußen und die Art, wie die Verwaltung sie anwendet, können sich ändern. Ihr Buchhalter oder der FÖD Finanzen gibt Ihnen den Stand für Ihren Fall.
In einem halben Tag in Ordnung kommen
Die Umstellung erfordert weniger Arbeit, als es scheint. Für einen Selbstständigen, der seine Daten zur Hand hat, rechnen Sie mit einem halben Vormittag, erste echte Rechnung eingeschlossen. Eine Gesellschaft mit Artikelkatalog und langer Kundenliste plant eher den ganzen Tag ein.
Beginnen Sie damit, zu klären, ob Ihre aktuelle Software selbst Zugangspunkt ist oder einen mietet. Beides ist vertretbar, solange es klar gesagt wird und der Empfang in Ihrem Angebot keine kostenpflichtige Option ist. Aktivieren Sie dann Ihre Kennung unter dem Schema 0208, importieren Sie Ihre Kunden und sehen Sie nach, wer bereits erreichbar ist.
Schließen Sie mit einem Test ab, der zählt: eine echte Rechnung an einen Kunden, von dem Sie wissen, dass er im Netzwerk ist. Eine zurückkommende Empfangsbestätigung sagt mehr als jedes Handbuch.
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Fragen Sie Ihren Anbieter, ob er Zugangspunkt ist und welches Format er erzeugt.
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Aktivieren Sie Ihre Peppol-Kennung unter dem Schema 0208, Ihrer ZDU-Nummer.
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Importieren Sie Ihre Kundenliste und erkennen Sie, wer bereits im Verzeichnis steht.
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Öffnen Sie den Empfang von Eingangsrechnungen und testen Sie ihn mit einem gewohnten Lieferanten.
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Vereinbaren Sie mit Ihrem Buchhalter, wie er die Dokumente abholt.
Ihr halber Tag, Schritt für Schritt
| Schritt |
Was Sie tun |
Dauer |
| Ihren Anbieter befragen |
Zugangspunkt, erzeugtes Format und ob der Empfang enthalten ist |
15 Minuten |
| Unternehmensdaten vervollständigen |
ZDU-Nummer, Adresse, Bankkonto und MwSt.-Sätze |
20 Minuten |
| Kennung 0208 aktivieren |
Ihre Eintragung im Peppol-Verzeichnis |
5 Minuten |
| Kunden importieren |
Sehen, welche bereits im Netzwerk erreichbar sind |
30 Minuten |
| Eine echte Rechnung senden |
Auf die Empfangsbestätigung warten |
10 Minuten |
| Den Empfang testen |
Einen Lieferanten bitten, seine nächste Rechnung strukturiert zu senden |
Hängt von ihm ab |
Bei Novadesko aktivieren Sie die Peppol-Kennung mit einem Klick im Dashboard, und der Empfang von Eingangsrechnungen ist in jedem Tarif enthalten.
Häufige Fragen
Ist die Peppol-Rechnungsstellung 2026 wirklich Pflicht?
Pflicht ist seit dem 1. Januar 2026 die strukturierte elektronische Rechnung zwischen belgischen Steuerpflichtigen. Peppol ist das Netzwerk, über das das in der Praxis geschieht, und der Standardweg in Belgien, doch das Gesetz schreibt zuerst Format und Austausch vor, nicht den Namen Ihres Anbieters.
Kann ich noch ein PDF per E-Mail senden?
Als zusätzliche Kopie für Ihren Kunden kein Problem, und viele Selbstständige machen weiter, weil es gut lesbar ist. Als offizielle Rechnung zwischen zwei belgischen Unternehmen entspricht ein PDF nicht mehr den Regeln.
Gilt die Pflicht auch bei nebenberuflicher Tätigkeit?
Ja, sobald Sie eine MwSt.-Nummer haben und einen anderen belgischen Steuerpflichtigen fakturieren. Es gibt keine Umsatzschwelle und keine Mindestzahl an Rechnungen, unter der Sie befreit wären.
Und meine Rechnungen an Privatpersonen?
Es ändert sich nichts. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen. Ihr Kassenbon, Ihre Papierrechnung oder Ihr PDF an einen Privatkunden bleiben völlig korrekt.
Mein Kunde ist noch nicht im Netzwerk, was tun?
Ihr Programm prüft das im Verzeichnis. Steht er nicht darin, geht die Rechnung auf dem klassischen Weg hinaus, ohne dass Sie etwas abschreiben müssten. Sobald er sich anmeldet, wechselt der Versand von selbst ins Netzwerk.
Was kostet die Umstellung?
In der Regel nicht mehr als das, was Sie schon für Ihre Rechnungssoftware zahlen, vorausgesetzt Versand und Empfang sind im Abonnement enthalten. Vorsicht bei Tarifen pro gesendetem Dokument: Bei fünfzig Rechnungen im Monat steigt die Rechnung schneller, als man denkt.
Muss mein Buchhalter dieselbe Software verwenden?
Nein. Er arbeitet mit seinem eigenen Tool und holt Ihre Daten ab, per Export im Format, das er nutzt, oder indem er Ihre Akte direkt öffnet. Bei Novadesko ist dieser Zugang für Kanzleien kostenlos.
Wie lange muss man seine elektronischen Rechnungen aufbewahren?
Die Aufbewahrungsfrist für Bücher und Rechnungen beträgt zehn Jahre. Eine strukturierte Rechnung bewahrt man am besten in dem Format auf, in dem sie ausgestellt oder empfangen wurde, und nicht nur ausgedruckt. Eine gute Software übernimmt das und lässt Sie jederzeit alles exportieren.
Weitere Seiten
Die belgischen Regeln zur elektronischen Rechnungsstellung sind noch in Bewegung, ebenso die Sanktionen und Unterstützungsmaßnahmen. Diese Seite wird regelmäßig aktualisiert, doch Ihre persönliche Situation prüfen Sie immer bei Ihrem Buchhalter oder beim FÖD Finanzen.
