Lo que es obligatorio desde enero de 2026
La regla cabe en una frase. Una factura entre dos sujetos pasivos belgas debe salir como archivo estructurado que el programa de tu cliente lea de inmediato. Ni escaneo, ni PDF, ni archivo adjunto que alguien copie a mano al otro lado. El formato se llama Peppol BIS 3.0 y la red por la que circulan estas facturas es Peppol.
¿Qué cambia en tu día a día? No mucho si tu programa está preparado. Redactas tu factura como de costumbre, haces clic en enviar y el programa busca a tu cliente en el directorio de la red. Si figura en él, el documento llega directamente a su contabilidad, sin paso intermedio. El PDF sigue existiendo como copia legible, pero ya no es el documento oficial.
Hay un segundo aspecto que a menudo se olvida. Tu cliente tiene derecho a esperar una factura estructurada y ya no tiene que aceptar el papel ni el PDF. Lo notarás primero en las grandes empresas y en el sector público, donde un formato incorrecto simplemente se devuelve.
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La factura sale como archivo estructurado, no en PDF ni en papel.
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El formato es Peppol BIS 3.0, la norma europea de facturación electrónica.
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El envío pasa por un punto de acceso conectado a la red.
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Tu empresa figura en el directorio bajo el esquema 0208, tu número BCE.
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La recepción está sujeta a la misma obligación que el envío.
Un PDF por correo electrónico sigue siendo útil como copia para tu cliente. Como factura válida entre empresas belgas, ya no basta.
A quién afecta la obligación
Se refiere a las facturas entre sujetos pasivos belgas, por operaciones que se sitúan en Bélgica. ¿Trabajas como complementario con un número de IVA? Estás en la misma situación que una pyme de veinte personas. El tamaño de la actividad no cuenta, el estatuto sí.
Algunas situaciones quedan fuera. Si facturas a particulares, nada cambia en tu forma de trabajar. Si tu cliente está establecido en el extranjero, se aplican las normas de su país, aunque muchos compradores europeos eligen Peppol por su cuenta porque es más fluido. Quien solo realiza operaciones exentas por el artículo 44 también queda al margen.
Es en torno al régimen de franquicia para pequeñas empresas donde la confusión es mayor. Incluso por debajo del umbral, sin IVA facturado, debes poder recibir facturas estructuradas. Para el envío, todo depende de tu estatuto: haz que tu asesor contable revise este punto antes de concluir que no tienes nada que hacer.
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Los sujetos pasivos belgas que facturan a otros sujetos pasivos belgas.
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Los autónomos complementarios, igual que los autónomos a título principal.
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Las empresas que reciben sobre todo facturas, puesto que estas también llegan en formato estructurado.
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Fuera del ámbito: la venta a particulares y las operaciones exentas únicamente por el artículo 44.
¿Eres una ASBL (asociación sin ánimo de lucro), tienes una actividad mixta o un establecimiento en el extranjero? Consulta a tu asesor contable o al SPF Finances antes de modificar nada.
El calendario belga
Bélgica no ha cambiado de golpe. La contratación pública fue la primera, las empresas han seguido, y queda inscrita en la agenda una etapa en torno a la remisión de los datos de IVA.
Es esa última etapa la que explica por qué los editores ya te hablan de 2028. La idea es que los datos de facturación lleguen a la administración más cerca del momento de la transacción. Los textos todavía pueden cambiar, así que toma esa fecha como una dirección y no como una certeza.
El calendario belga de la factura electrónica
| Cuándo |
Qué cambia |
Para quién |
| 2022 a 2024 |
Factura electrónica en la contratación pública, por fases |
Los proveedores del sector público |
| 1 de enero de 2026 |
Factura estructurada obligatoria entre sujetos pasivos belgas |
Casi la totalidad de las empresas |
| Medida en curso |
Apoyo fiscal temporal para el software de facturación y el asesoramiento |
Pequeñas sociedades y empresas individuales |
| A partir de 2028 |
Remisión anunciada de los datos de IVA más cerca de la transacción |
A reserva de los textos definitivos |
Recibir cuenta tanto como enviar
La atención se centra casi siempre en el envío. Es lógico, es la parte visible del trabajo. Sin embargo, desde enero, son las facturas entrantes las que causan más problemas, porque llegan por un canal que primero hay que abrir.
Si ese canal sigue cerrado, lo que viene es desagradable. Tu proveedor se topa con un mensaje de error o te reenvía un PDF, y tu expediente se retrasa. Más costoso todavía: el IVA deducible que dejas escapar porque una factura nunca entró en tu contabilidad.
Un programa que recibe de verdad lee el importe, el tipo de IVA y el proveedor directamente en el archivo. Confirmas la categoría de gasto y el documento se archiva en tu registro de compras. En un trimestre, eso supone fácilmente una tarde de trabajo.
Comprueba cada trimestre que tu número de empresa sigue figurando correctamente en el directorio Peppol. Dos minutos, y evitas facturas que no llegan a ninguna parte.
Lo que arriesgas si no haces nada
Seguir facturando en PDF te expone a una multa administrativa por cada infracción constatada. Los importes suben en caso de reincidencia, y la administración mira el conjunto de tu facturación, no solo el documento que salió mal.
El riesgo comercial pesa hoy más que la multa. Los grandes clientes y las administraciones rechazan lo que no llega en el formato correcto, y una factura rechazada sencillamente no se paga. Tu plazo de pago solo empieza a correr cuando la reenvías correctamente.
En el lado de las compras, lo que está en juego es tu deducción del IVA. Si no puedes presentar una factura en debida forma, esa deducción se vuelve frágil en caso de inspección. Suele ser la forma más cara de descubrir que la recepción no estaba configurada.
Los importes de las multas y la forma en que la administración las aplica pueden evolucionar. Tu asesor contable o el SPF Finances te dará el estado de la cuestión para tu caso.
Ponerte al día en media jornada
Ponerse en regla requiere menos trabajo de lo que parece. Para un autónomo que tiene sus datos a mano, cuenta con media mañana, primera factura real incluida. Una sociedad con un catálogo de artículos y una larga lista de clientes preverá más bien la jornada completa.
Empieza por saber si tu programa actual es él mismo un punto de acceso o si alquila uno. Ambas opciones son defendibles, siempre que se diga con claridad y que la recepción no figure como opción de pago en tu oferta. Activa después tu identificador bajo el esquema 0208, importa tus clientes y mira quién es ya localizable.
Termina con una prueba que cuente: una factura real a un cliente que sepas que está en la red. Un acuse de recibo que vuelve dice más que cualquier manual.
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Pregunta a tu editor si es punto de acceso y qué formato produce.
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Activa tu identificador Peppol bajo el esquema 0208, tu número BCE.
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Importa tu lista de clientes y localiza los que ya figuran en el directorio.
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Abre la recepción de las facturas de compra y pruébala con un proveedor habitual.
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Acuerda con tu asesor contable cómo recupera los documentos.
Tu media jornada, paso a paso
| Paso |
Lo que haces |
Duración |
| Preguntar a tu editor |
Punto de acceso, formato producido y recepción incluida o no |
15 minutos |
| Completar la ficha de tu empresa |
Número BCE, dirección, cuenta bancaria y tipos de IVA |
20 minutos |
| Activar el identificador 0208 |
Tu inscripción en el directorio Peppol |
5 minutos |
| Importar tus clientes |
Ver cuáles son ya localizables en la red |
30 minutos |
| Enviar una factura real |
Esperar el acuse de recibo |
10 minutos |
| Probar la recepción |
Pedir a un proveedor que envíe su próxima factura en formato estructurado |
Depende de él |
En Novadesko, el identificador Peppol se activa con un clic desde el panel, y la recepción de las facturas de compra está incluida en todos los planes.
Preguntas frecuentes
¿Es realmente obligatoria la facturación Peppol en 2026?
Lo que es obligatorio desde el 1 de enero de 2026 es la factura electrónica estructurada entre sujetos pasivos belgas. Peppol es la red por la que se hace en la práctica, y es la vía estándar en Bélgica, pero la ley impone ante todo el formato y el intercambio, no el nombre de tu proveedor.
¿Puedo seguir enviando un PDF por correo electrónico?
Como copia adicional para tu cliente, sin problema, y muchos autónomos lo siguen haciendo porque es legible. Como factura oficial entre dos empresas belgas, un PDF ya no cumple las normas.
¿La obligación vale también en actividad complementaria?
Sí, en cuanto tengas un número de IVA y factures a otro sujeto pasivo belga. No existe umbral de facturación ni de número de facturas por debajo del cual estés dispensado.
¿Y mis facturas a particulares?
No cambia nada. La obligación se refiere a las facturas entre empresas. Tu ticket de caja, tu factura en papel o tu PDF dirigido a un cliente particular siguen siendo perfectamente correctos.
Mi cliente todavía no está en la red, ¿qué hago?
Tu programa lo comprueba en el directorio. Si no figura, la factura sale por la vía clásica sin que tengas que copiar nada. El día que se inscriba, el envío pasa solo a la red.
¿Cuánto cuesta ponerse en regla?
Por lo general, nada más de lo que ya pagas por tu software de facturación, siempre que el envío y la recepción estén incluidos en la suscripción. Desconfía de los planes por documento enviado: con cincuenta facturas al mes, la cuenta sube más rápido de lo que se cree.
¿Debe mi asesor contable usar el mismo programa?
No. Trabaja con su propia herramienta y recupera tus datos, mediante una exportación en el formato que utiliza o abriendo directamente tu expediente. En Novadesko, este acceso es gratuito para los despachos.
¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas electrónicas?
El plazo de conservación de los libros y de las facturas es de diez años. Una factura estructurada se conserva preferiblemente en el formato en que se emitió o recibió, y no solo impresa. Un buen programa se encarga de ello y te deja exportarlo todo cuando quieras.
Te puede interesar
Las normas belgas de facturación electrónica todavía se mueven, igual que las sanciones y las medidas de apoyo. Esta página se actualiza con regularidad, pero tu situación concreta debes comprobarla siempre con tu asesor contable o con el SPF Finances.
