Lo que debes tener a mano
Un envío Peppol se decide antes de la factura. La red controla el documento en origen: si falta un dato, no sale nada y lo sabes al instante. Es más seco que un PDF enviado por correo, y francamente más tranquilizador que la llamada del departamento de contabilidad tres semanas después.
Reúne, pues, estos elementos de una vez. Solo los introducirás la primera vez, y después acompañarán a cada documento.
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Tu número de empresa, tal como figura en el Banco Carrefour de Empresas.
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La dirección de tu domicilio social, la de la BCE y no la de tu oficina si son distintas.
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Tu IBAN, tus condiciones de pago y el plazo que concedes.
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El número de empresa de tu cliente, que le sirve de dirección en la red.
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Un tipo de IVA en cada línea, incluidas las líneas exentas o con inversión del sujeto pasivo.
Los datos que la red controla en origen
| Dato |
Dónde se configura |
Qué pasa si falta |
| Número de empresa del emisor |
Ficha de tu empresa |
El identificador Peppol no se puede publicar |
| Número de empresa del cliente |
Ficha del cliente |
La red no sabe dónde entregar la factura |
| Tipo de IVA por línea |
Líneas de la factura |
El documento se rechaza antes del envío |
| Motivo de exención |
Líneas sin IVA o con inversión del sujeto pasivo |
Rechazo por falta de mención legal |
| IBAN y vencimiento |
Ficha de tu empresa |
Factura no conforme con la norma europea |
¿Dudas sobre una mención legal? Toma una factura en papel reciente validada por tu asesor contable: ahí ya está todo.
El envío, paso a paso
Repasemos los cinco pasos del principio de la página, esta vez con lo que ocurre detrás de la pantalla.
La ficha de tu empresa alimenta el encabezado de cada factura estructurada. La activación del identificador, por su parte, publica tu número de empresa en el directorio de la red: a partir de ese momento, cualquier proveedor puede enviarte una factura sin que tengas que facilitarle nada.
Después viene el cliente. Escribe su número de empresa, el programa consulta el directorio y muestra si se le puede localizar. Introduces entonces tu factura con normalidad, línea a línea, con el tipo de IVA correcto en cada una. Al enviar, elige Peppol en lugar del correo electrónico.
El documento sale en Peppol BIS Billing 3.0, un formato que el programa de tu cliente lee sin intervención humana. Unos segundos después, su punto de acceso confirma la entrega. Esa confirmación es la única prueba que cuenta: coge la costumbre de mirarla antes de pasar a lo siguiente.
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Cuenta veinte minutos para la puesta en marcha y dos clics para los envíos siguientes.
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Nada que instalar en tu ordenador: todo ocurre en tu programa de facturación.
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Ningún trámite ante la administración, el registro se hace a través de tu punto de acceso.
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Siempre puedes adjuntar un PDF de cortesía, pero el que vale es el archivo estructurado.
Prueba primero con un cliente de confianza, o con tu propia empresa si tienes dos. Verás el recorrido completo sin poner en juego un pago real.
Encontrar el identificador Peppol de tu cliente
En la red, cada empresa tiene una dirección. En Bélgica es el número de empresa precedido del código 0208, que indica simplemente que el identificador procede del Banco Carrefour de Empresas.
No tienes, por tanto, que pedirle nada a tu cliente: ni cuenta ni código de acceso. Basta su número de IVA, que ya figura en los documentos que intercambias con él.
Si el directorio no lo encuentra, hay dos explicaciones. O bien aún no ha activado Peppol con su proveedor, o bien el número introducido tiene una errata. Vuelve a contar las cifras antes de sacar conclusiones.
Nuestra página de Peppol ofrece la misma búsqueda en acceso libre, sin crear una cuenta. Práctico para comprobar una lista de clientes antes de dar el salto.
Comprobar que la factura ha llegado
Una factura Peppol pasa por varios estados antes de aterrizar en casa de tu cliente. Conocerlos evita reclamar demasiado pronto o, peor aún, reenviar un duplicado.
En la práctica, la entrega se confirma en unos segundos. Un estado que se alarga más de una hora merece una mirada, pero nada dramático: la red reintenta sola cuando el punto de acceso del otro lado no está disponible un momento.
Los estados de un envío Peppol
| Estado |
Qué significa |
Qué haces |
| En preparación |
La factura está introducida pero aún no enviada |
Revisas y validas |
| Enviada |
El documento ha salido de tu punto de acceso |
Esperas unos segundos |
| Entrega confirmada |
El punto de acceso del cliente ha recibido el documento |
Nada, la factura ya está en su poder |
| Rechazada |
Un dato bloquea la validación |
Corriges el campo señalado y reenvías |
| No localizable |
El cliente no figura en el directorio |
El envío pasa al correo electrónico |
La entrega demuestra que el programa de tu cliente ha recibido la factura. No dice nada de su conformidad comercial ni de su pago: esos dos asuntos siguen siendo cosa vuestra.
Cuando la red rechaza tu factura
Un rechazo no es preocupante. Señala un dato que falta o es incoherente, y llega enseguida, antes de que el documento salga. Corriges, reenvías y el asunto queda resuelto en dos minutos.
Las causas se cuentan con los dedos de una mano, y casi siempre son las mismas.
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Número de empresa del cliente ausente, incompleto o mal copiado.
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Línea de factura sin tipo de IVA, a menudo un descuento o un suplemento por desplazamiento.
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Falta el motivo de exención en una factura con inversión del sujeto pasivo o sin IVA.
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IBAN mal formado, o cuenta de pago ausente en la ficha de tu empresa.
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Fecha de vencimiento anterior a la fecha de la factura, normalmente una errata.
No crees una factura nueva para corregir un rechazo: el documento nunca salió de tu programa, así que tu numeración sigue intacta. Si la factura ya salió, utiliza una nota de crédito.
Si tu cliente aún no está en Peppol
Todavía ocurre, sobre todo en las estructuras muy pequeñas y con tus clientes particulares, que no están afectados por la obligación.
En ese caso, la factura sale por correo electrónico, con su PDF, exactamente como antes. No introduces nada dos veces ni cambias tus costumbres. El día que ese cliente se registre en la red, el envío pasa solo al formato estructurado.
Con tus clientes profesionales belgas, la cuestión sí se plantea. La obligación también les afecta a ellos, y un proveedor que les avisa amablemente de que no aparecen en el directorio les hace un favor.
Recibir, la otra mitad del trabajo
Muchos autónomos configuran el envío y se quedan ahí. Es una lástima, porque la recepción ahorra mucho más tiempo.
Una factura de compra que llega por Peppol entra en tu registro de compras con el proveedor, el importe y el IVA ya leídos. Confirmas la categoría de gasto y tu IVA deducible queda en su sitio sin una sola reintroducción.
Lo contrario sale caro: si tu herramienta no recibe, las facturas de tus proveedores se pierden en algún lugar entre dos buzones de correo, y es tu deducción la que se resiente a la hora de la declaración.
En Novadesko, el envío y la recepción están incluidos en la suscripción, sin cupo de documentos ni opciones que marcar.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se envía una factura Peppol al empezar?
Completa primero la ficha de tu empresa, activa tu identificador Peppol y luego introduce el número de empresa de tu cliente. Crea después la factura como de costumbre y elige el envío por Peppol. La confirmación de entrega llega enseguida.
¿Hace falta un programa concreto para enviar una factura Peppol?
Hace falta una herramienta conectada a un punto de acceso de la red. La mayoría de los programas de facturación belgas lo están ya, Novadesko incluido. No hay que descargar nada: todo ocurre en el navegador.
¿Cuánto tarda en llegar una factura Peppol?
Unos segundos en la gran mayoría de los casos. Si el punto de acceso del destinatario no está disponible un momento, la red reintenta por sí sola y la entrega se confirma algo más tarde.
¿Se puede enviar una factura Peppol gratis?
Existen portales públicos gratuitos para unas pocas facturas al año, sobre todo hacia el sector público. No llevan ni tu contabilidad ni el seguimiento de tus pagos. En Novadesko, el envío Peppol está incluido en la suscripción y la prueba es gratuita.
¿Sigue bastando el PDF enviado por correo?
No, ya no entre empresas sujetas al IVA establecidas en Bélgica. Desde el 1 de enero de 2026, esas facturas deben emitirse y recibirse en formato estructurado. El PDF conserva su valor comercial, pero ya no cumple la obligación.
¿Cómo se anula una factura ya enviada por Peppol?
Igual que en papel: con una nota de crédito, que también sale por la red y se vincula a la factura original. Un documento entregado no se retira, exactamente igual que una carta ya echada al buzón.
¿Hay que enviar por Peppol las facturas dirigidas a particulares?
No. La obligación belga se refiere a los intercambios entre empresas sujetas al IVA. Tus clientes particulares siguen recibiendo una factura clásica, por correo electrónico o en papel.
¿Se puede enviar una factura Peppol a un cliente extranjero?
Sí, en cuanto esté registrado en la red. Peppol se utiliza en buena parte de Europa y mucho más allá. El envío sigue exactamente el mismo camino, con el identificador del país correspondiente.
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Las normas belgas de facturación electrónica evolucionan y las pantallas de los programas cambian con las versiones. Para tu situación concreta, sobre todo si tienes un régimen especial, lo que diga tu asesor contable prevalece sobre esta página.
