Wat u bij de hand moet hebben
Een Peppol verzending wordt beslist vóór de factuur. Het netwerk controleert het document bij vertrek. Ontbreekt er een gegeven, dan vertrekt er niets en weet u dat meteen. Dat is strenger dan een PDF per mail, en eerlijk gezegd rustiger dan een telefoontje van de boekhouding drie weken later.
Zet die gegevens dus één keer goed. U tikt ze alleen bij de eerste factuur in, daarna gaan ze automatisch mee.
-
Uw ondernemingsnummer zoals het in de Kruispuntbank staat.
-
Het adres van uw maatschappelijke zetel, dat van de Kruispuntbank en niet dat van uw bureau als die verschillen.
-
Uw IBAN, uw betalingsvoorwaarden en de termijn die u toestaat.
-
Het ondernemingsnummer van uw klant, dat voor hem als adres op het netwerk dient.
-
Een btw tarief op elke lijn, ook op vrijgestelde lijnen of lijnen met verlegging van heffing.
De gegevens die het netwerk bij vertrek controleert
| Gegeven |
Waar u het instelt |
Wat er gebeurt als het ontbreekt |
| Ondernemingsnummer van de verzender |
Fiche van uw vennootschap |
Uw Peppol identificatie kan niet gepubliceerd worden |
| Ondernemingsnummer van de klant |
Klantenfiche |
Het netwerk weet niet waar het de factuur moet afleveren |
| Btw tarief per lijn |
Lijnen van de factuur |
Het document wordt geweigerd voor het vertrekt |
| Reden van vrijstelling |
Lijnen zonder btw of met verlegging |
Weigering wegens ontbrekende wettelijke vermelding |
| IBAN en vervaldatum |
Fiche van uw vennootschap |
Factuur voldoet niet aan de Europese norm |
Twijfelt u over een wettelijke vermelding? Neem een recente papieren factuur die uw boekhouder heeft nagekeken, alles staat er al op.
Het versturen, stap voor stap
We nemen de vijf handelingen van bovenaan de pagina nog eens door, nu met wat er achter het scherm gebeurt.
Uw bedrijfsfiche vult de hoofding van elke gestructureerde factuur. De activatie van uw identificatie publiceert uw ondernemingsnummer in de adreslijst van het netwerk. Vanaf dat ogenblik kan elke leverancier u een factuur sturen zonder dat u hem iets moet doorgeven.
Dan komt de klant aan bod. U tikt zijn ondernemingsnummer in, de software raadpleegt de adreslijst en toont of hij bereikbaar is. U maakt uw factuur zoals gewoonlijk, lijn per lijn, met het juiste btw tarief op elke lijn. Bij het versturen kiest u Peppol in plaats van mail.
Het document vertrekt in Peppol BIS Billing 3.0, een formaat dat de software van uw klant leest zonder tussenkomst. Enkele seconden later bevestigt zijn toegangspunt de aflevering. Die bevestiging is het enige bewijs dat telt, dus kijk er even naar voor u verder werkt.
-
Reken op twintig minuten om alles op te zetten, twee klikken voor de volgende facturen.
-
Er valt niets te installeren op uw computer, alles gebeurt in uw facturatiesoftware.
-
Geen stap bij de overheid, uw inschrijving verloopt via uw toegangspunt.
-
Een PDF meesturen mag altijd, maar het gestructureerde bestand is het origineel.
Test eerst bij een klant die u goed kent, of bij uw eigen tweede vennootschap als u die hebt. Zo ziet u het volledige traject zonder dat er een echte betaling op het spel staat.
De Peppol identificatie van uw klant vinden
Op het netwerk heeft elke onderneming een adres. In België is dat het ondernemingsnummer met de code 0208 ervoor, die gewoon aangeeft dat het nummer uit de Kruispuntbank komt.
U moet uw klant dus niets vragen. Geen account, geen toegangscode. Zijn btw nummer volstaat, en dat staat al op de documenten die u met hem uitwisselt.
Vindt de adreslijst hem niet, dan zijn er twee verklaringen. Ofwel heeft hij Peppol nog niet geactiveerd bij zijn leverancier, ofwel zit er een typfout in het nummer. Tel de cijfers na voor u besluiten trekt.
Op onze Peppol pagina doet u dezelfde opzoeking vrij toegankelijk, zonder account. Handig om een klantenlijst te overlopen voor u overschakelt.
Nagaan of de factuur echt is aangekomen
Een Peppol factuur doorloopt enkele statussen voor ze bij uw klant belandt. Die kennen voorkomt dat u te vroeg herinnert, of erger, dat u een dubbel verstuurt.
In de praktijk komt de bevestiging binnen enkele seconden. Blijft een status langer dan een uur hangen, kijk dan even, maar paniek is niet nodig. Het netwerk probeert vanzelf opnieuw wanneer het toegangspunt aan de andere kant even onbereikbaar is.
De statussen van een Peppol verzending
| Status |
Wat het betekent |
Wat u doet |
| In voorbereiding |
De factuur is ingetikt maar nog niet verstuurd |
U leest na en bevestigt |
| Verstuurd |
Het document heeft uw toegangspunt verlaten |
U wacht enkele seconden |
| Aflevering bevestigd |
Het toegangspunt van de klant heeft het document |
Niets, de factuur is bij hem |
| Geweigerd |
Een gegeven blokkeert de validatie |
U verbetert het gemelde veld en verstuurt opnieuw |
| Niet bereikbaar |
De klant staat niet in de adreslijst |
Het versturen schakelt over naar mail |
De bevestiging bewijst dat de software van uw klant de factuur heeft binnengekregen. Ze zegt niets over zijn akkoord of over de betaling, want die twee blijven een zaak tussen u beiden.
Wanneer het netwerk uw factuur weigert
Een weigering is geen drama. Ze wijst op een ontbrekend of tegenstrijdig gegeven en ze komt onmiddellijk, nog voor het document vertrekt. U verbetert, u verstuurt opnieuw, klaar in twee minuten.
De oorzaken zijn op één hand te tellen, en het zijn bijna altijd dezelfde.
-
Ondernemingsnummer van de klant ontbreekt, is onvolledig of verkeerd overgetikt.
-
Factuurlijn zonder btw tarief, vaak een korting of een forfait voor verplaatsing.
-
Reden van vrijstelling ontbreekt bij verlegging van heffing of bij een factuur zonder btw.
-
Verkeerd gevormde IBAN, of geen rekeningnummer in uw bedrijfsfiche.
-
Vervaldatum die voor de factuurdatum ligt, meestal een tikfout.
Maak geen nieuwe factuur om een weigering recht te zetten. Het document heeft uw software nooit verlaten, dus uw nummering blijft intact. Is de factuur al vertrokken, dan gebruikt u een creditnota.
Als uw klant nog niet op Peppol zit
Dat komt nog voor, vooral bij heel kleine structuren en bij particuliere klanten, die trouwens buiten de verplichting vallen.
In dat geval vertrekt de factuur per mail, met haar PDF, precies zoals vroeger. U tikt niets dubbel in en verandert niets aan uw gewoontes. Zodra die klant zich op het netwerk inschrijft, schakelt het versturen vanzelf over naar gestructureerd.
Bij Belgische professionele klanten is het toch een gesprek waard. De verplichting geldt ook voor hen, en een leverancier die hen vriendelijk laat weten dat ze onvindbaar zijn in de adreslijst, bewijst hun een dienst.
Ontvangen, de andere helft van het werk
Veel zelfstandigen zetten het versturen op en stoppen daar. Jammer, want net het ontvangen levert de meeste tijdwinst op.
Een aankoopfactuur die via Peppol binnenkomt, belandt in uw aankoopjournaal met leverancier, bedrag en btw al ingelezen. U bevestigt de kostencategorie en uw aftrekbare btw staat goed, zonder één keer over te tikken.
Het omgekeerde kost geld. Ontvangt uw software niet, dan verdwijnen de facturen van uw leveranciers ergens tussen twee mailboxen, en bij de aangifte is het uw aftrek die eronder lijdt.
Bij Novadesko zitten versturen en ontvangen in het abonnement, zonder documentenquota en zonder aan te vinken optie.
Veelgestelde vragen
Hoe verstuur je een Peppol factuur als beginner?
Vul eerst de fiche van uw onderneming aan, activeer uw Peppol identificatie en tik het ondernemingsnummer van uw klant in. Maak daarna de factuur zoals gewoonlijk en kies versturen via Peppol. De ontvangstbevestiging volgt vrijwel meteen.
Heb ik speciale software nodig om een Peppol factuur te versturen?
U hebt een tool nodig die aangesloten is op een toegangspunt van het netwerk. De meeste Belgische facturatiepakketten zijn dat intussen, Novadesko inbegrepen. Downloaden hoeft niet, alles gebeurt in de browser.
Hoe lang doet een Peppol factuur erover?
Meestal enkele seconden. Is het toegangspunt van de ontvanger even onbereikbaar, dan probeert het netwerk vanzelf opnieuw en volgt de bevestiging wat later.
Kan ik gratis een Peppol factuur versturen?
Er bestaan gratis overheidsportalen voor enkele facturen per jaar, vooral richting de publieke sector. Ze doen uw boekhouding niet en volgen uw betalingen niet op. Bij Novadesko zit het versturen in het abonnement en is de proefperiode gratis.
Volstaat een PDF per mail nog?
Niet meer tussen btw plichtige ondernemingen die in België gevestigd zijn. Sinds 1 januari 2026 moeten die facturen gestructureerd verstuurd en ontvangen worden. De PDF houdt zijn commerciële waarde, maar voldoet niet aan de verplichting.
Hoe annuleer ik een factuur die al via Peppol vertrok?
Net zoals op papier, met een creditnota. Die gaat eveneens over het netwerk en blijft aan de oorspronkelijke factuur gekoppeld. Een afgeleverd document haalt u niet terug, net zomin als een verstuurde brief.
Moet ik facturen aan particulieren ook via Peppol sturen?
Nee. De Belgische verplichting slaat op verkeer tussen btw plichtige ondernemingen. Uw particuliere klanten krijgen gewoon een klassieke factuur, per mail of op papier.
Kan ik een Peppol factuur naar een buitenlandse klant sturen?
Ja, zodra hij op het netwerk geregistreerd staat. Peppol wordt in een groot deel van Europa gebruikt en ver daarbuiten. De verzending verloopt identiek, met de identificatie van het betrokken land.
Ook interessant
De Belgische regels rond elektronisch factureren blijven bewegen en softwareschermen veranderen met elke versie. Voor uw eigen situatie, zeker bij een bijzonder btw stelsel, telt het woord van uw boekhouder zwaarder dan deze pagina.
