Contabilidade Bélgica: as regras, os prazos e quem faz o quê

O quadro contabilístico belga em dois minutos

Toda a empresa inscrita na Banque-Carrefour mantém uma contabilidade adaptada à sua natureza e ao seu volume de atividade. A fórmula vem do Código de Direito Económico e tem o mérito de ser flexível: um consultor sozinho e uma empresa de construção de quarenta pessoas não jogam na mesma categoria.

Na prática, a linha de divisão passa por dois critérios. Primeiro, a sua forma jurídica: uma SRL, uma SA ou uma SC mantêm uma contabilidade em partida dobrada, sem discussão possível. Depois, o seu volume de negócios: uma empresa em nome individual, uma sociedade em nome coletivo ou uma sociedade em comandita podem contentar-se com uma contabilidade simplificada enquanto se mantiverem abaixo dos 500 000 euros sem IVA.

Contabilidade simplificada não quer dizer contabilidade aproximativa. Mantém três diários: as compras, as vendas e os movimentos financeiros, mais um inventário uma vez por ano. É claramente menos pesado do que o razão geral, mas cada euro que entra ou sai deve lá encontrar-se com o seu documento.

A partida dobrada, essa, segue o plano contabilístico mínimo normalizado, o famoso PCMN de que o seu contabilista fala com números de conta de seis dígitos. Cada operação traduz-se num débito e num crédito que se equilibram, o que permite produzir um balanço e uma demonstração de resultados no fim do exercício.

Do livro de caixa às contas anuais

As obrigações concretas repartem-se por três horizontes. Há o dia a dia, com os documentos a arquivar e os lançamentos a fazer. Há o trimestre, em grande parte ocupado pelo IVA e pelas contribuições sociais. E há o exercício, que termina com um inventário e, para as sociedades, com a entrega das contas anuais.

Uma sociedade aprova as suas contas em assembleia geral no prazo de seis meses após o encerramento, depois entrega-as na Central de Balanços do Banco Nacional da Bélgica nos trinta dias seguintes a essa aprovação, e o mais tardar sete meses após o fim do exercício. O atraso paga-se em coimas, e custa muito mais caro do que as próprias taxas de entrega.

Uma empresa em nome individual escapa a esta entrega. A sua contabilidade serve antes de mais para elaborar a declaração de imposto das pessoas singulares, parte 2, e para justificar as despesas profissionais deduzidas. O que não a dispensa de manter os seus livros corretamente: em caso de inspeção, uma contabilidade fraca vira-se sempre contra quem a improvisou.

Resta a conservação. Os livros, as faturas e os documentos comprovativos guardam-se sete anos no mínimo, e dez anos para toda uma série de documentos desde o alargamento dos prazos de investigação. A regra prática cabe em poucas palavras: guarde tudo, dez anos, e de preferência no formato original quando se trata de faturas eletrónicas.

• Um diário de compras, um diário de vendas e um diário financeiro, mantidos sem espaços em branco nem rasuras.
• Um inventário anual dos stocks, dos créditos, das dívidas e dos compromissos.
• Para as sociedades, um balanço e uma demonstração de resultados entregues ao Banco Nacional da Bélgica.
• Os documentos comprovativos por detrás de cada lançamento, encontráveis em poucos segundos.
• As faturas eletrónicas conservadas no formato em que circularam.

O IVA, o ritmo que organiza o ano

Para a maioria dos trabalhadores independentes, a contabilidade vive-se sobretudo através do IVA. É ele que impõe o ritmo, e é ele que pune o atraso mais depressa. O regime normal prevê uma declaração trimestral enquanto o seu volume de negócios anual se mantiver abaixo de 2 500 000 euros sem imposto. Acima disso, a entrega passa a ser mensal, com alguns setores sensíveis a passarem mais cedo.

Desde a reforma da cadeia do IVA entrada em aplicação em 2025, quem entrega trimestralmente tem até ao dia 25 do mês seguinte ao trimestre, contra o dia 20 anteriormente. Os adiantamentos trimestrais desapareceram pelo caminho, o que simplifica a vida a muita gente. Quem entrega mensalmente mantém o prazo no dia 20.

Três documentos gravitam em torno da declaração. O mapa intracomunitário, se vender bens ou serviços a sujeitos passivos de outro Estado-Membro. A listagem anual dos clientes sujeitos passivos belgas, a entregar até 31 de março. E a declaração especial, para quem não entrega declaração periódica mas comprou no estrangeiro.

Uma palavra sobre a franquia. Abaixo de 25 000 euros de volume de negócios anual, pode optar pelo regime de franquia: sem IVA faturado, sem declaração periódica, mas também sem dedução sobre as suas compras. É interessante para uma atividade de serviços com poucos custos, muito menos assim que investe em equipamento.

Peppol e a fatura estruturada desde 2026

Eis a mudança mais visível dos últimos anos. Desde 1 de janeiro de 2026, uma fatura entre dois sujeitos passivos belgas segue sob a forma de ficheiro estruturado que circula pela rede Peppol. O formato tem um nome, Peppol BIS 3.0, e o software do seu cliente lê-o diretamente, sem que ninguém copie o que quer que seja.

O PDF não desapareceu por isso, mudou de papel. Continua a ser uma cópia legível que envia se o seu cliente a pedir, mas já não é o documento oficial entre empresas. As suas faturas a particulares, essas, não são abrangidas: talão de caixa, fatura em papel ou PDF continuam perfeitamente corretos.

O aspeto que mais vezes se subestima é a receção. Os seus fornecedores também enviam em formato estruturado, e se o seu canal de receção não estiver aberto, as faturas deles não chegam a lado nenhum. Perde o documento e, sobretudo, o IVA dedutível que o acompanhava. Uma verificação por trimestre basta para afastar este risco.

Tecnicamente, a sua empresa deve figurar no diretório Peppol sob o esquema 0208, o do seu número de empresa. A ativação demora alguns minutos num editor que faz o seu trabalho. O verdadeiro teste é enviar uma fatura real a um cliente real e ver regressar o aviso de entrega.

O que faz você, o que faz o seu contabilista

A pergunta volta sempre: é preciso um contabilista? Nada o impõe a uma empresa em nome individual. Uma sociedade, essa, precisa quase sempre de um profissional certificado para elaborar as suas contas anuais e a sua declaração de imposto das sociedades, nem que seja porque a responsabilidade em caso de erro não se partilha.

A repartição mais eficaz é mais ou menos esta. Você ocupa-se do fluxo: fatura, fotografa os talões, reconcilia os movimentos bancários. O seu contabilista ocupa-se do sentido: qualifica as operações duvidosas, encerra o exercício, diz-lhe quando uma despesa passa e quando não passa.

Esta repartição tem um efeito direto na fatura de honorários. Um gabinete que recebe um processo limpo, com os documentos já associados e os bancos reconciliados, passa o tempo em aconselhamento e não em lançamentos. Um processo entregue ao monte numa caixa de sapatos paga-se ao preço do tempo perdido.

Um último ponto que tranquiliza quem está a começar: não é suposto dominar o PCMN. É suposto ser regular. Meia hora por semana, sempre no mesmo dia, vale mais do que dois dias de pânico em janeiro.

• A sua parte: emitir as faturas, recolher os documentos, acompanhar os pagamentos e assinalar o que sai do habitual.
• A parte dele: o plano de contas, as amortizações, o encerramento, as declarações fiscais e o aconselhamento.
• Em comum: o calendário dos prazos, decidido no início do exercício e não na véspera.
• A evitar: as correções retroativas em massa, que custam caro e fragilizam o processo.

Onde se situa o Novadesko nisto tudo

O Novadesko é um software de gestão belga, pensado para os trabalhadores independentes e as pequenas estruturas que querem gerir o seu fluxo diário sem se transformarem em contabilistas. Fatura, cobra, arruma as suas compras, e os lançamentos preparam-se sozinhos por detrás.

A faturação Peppol está incluída, no envio como na receção, sem suplemento por documento. As faturas de compra recebidas em formato estruturado chegam com o montante, a taxa e o fornecedor já reconhecidos: confirma a categoria de despesa e o documento arruma-se no diário de compras.

Quanto ao IVA, a grelha vai-se preenchendo à medida que o ano avança e vê o prazo a aproximar-se em vez de o descobrir. Quanto ao contabilista, recebe um processo estruturado, seja por exportação no formato da sua ferramenta, seja abrindo diretamente o seu espaço.

O resto depende do seu ofício: uma caixa certificada se vender ao balcão, um controlo de stock se gerir artigos, um CRM se o seu ciclo de venda for longo. Pode começar só pela faturação e acrescentar o resto quando surgir a necessidade.

Perguntas frequentes