El marco contable belga en dos minutos
Toda empresa inscrita en la Banque-Carrefour lleva una contabilidad adaptada a su naturaleza y a su volumen de actividad. La fórmula procede del Código de derecho económico y tiene la ventaja de ser flexible: un consultor que trabaja solo y una constructora de cuarenta personas no juegan en la misma categoría.
En la práctica, la línea divisoria pasa por dos criterios. Primero, tu forma jurídica: una SRL, una SA o una SC llevan contabilidad por partida doble, sin discusión posible. Después, tu facturación: una empresa como persona física, una sociedad colectiva o una sociedad comanditaria pueden conformarse con una contabilidad simplificada mientras no superen los 500 000 euros sin IVA.
Contabilidad simplificada no significa contabilidad aproximada. Llevas tres diarios: compras, ventas y movimientos financieros, más un inventario una vez al año. Es bastante menos pesada que el libro mayor, pero cada euro que entra o sale debe aparecer con su documento.
La partida doble, por su parte, sigue el plan contable mínimo normalizado, ese famoso PCMN del que tu contable habla con números de cuenta de seis cifras. Cada operación se traduce en un débito y un crédito que se equilibran, lo que permite sacar un balance y una cuenta de resultados al cierre del ejercicio.
Quién lleva qué tipo de contabilidad
| Tu situación |
Tipo de contabilidad |
Cuentas anuales a depositar |
| Persona física, por debajo de 500 000 € de facturación sin IVA |
Simplificada, tres diarios y un inventario |
No |
| Persona física por encima de este umbral |
Partida doble con plan contable |
No |
| SRL, SA, SC y sociedades asimiladas |
Partida doble, plan contable mínimo normalizado |
Sí, en el Banco Nacional |
| Sociedad que cumple los criterios de microsociedad |
Partida doble, esquema micro simplificado |
Sí, esquema micro |
| ASBL, según su tamaño |
Simplificada o doble según los umbrales |
Sí, en el registro judicial o en el Banco Nacional |
Superar el umbral se juzga sobre el ejercicio concluido. Si notas que el año va a ser bueno, habla con tu contable antes del cierre y no en marzo, cuando hay que reconstruir un balance de apertura con urgencia.
Del libro de caja a las cuentas anuales
Las obligaciones concretas se reparten en tres horizontes. Está el día a día, con los documentos que archivar y los asientos que registrar. Está el trimestre, ocupado en buena parte por el IVA y las cotizaciones sociales. Y está el ejercicio, que termina con un inventario y, para las sociedades, con el depósito de las cuentas anuales.
Una sociedad aprueba sus cuentas en junta general en los seis meses siguientes al cierre y luego las deposita en la Centrale des bilans del Banco Nacional en los treinta días siguientes a esa aprobación, y como máximo siete meses después del fin del ejercicio. El retraso se paga con multas y cuesta mucho más que los propios gastos de depósito.
Una empresa como persona física se libra de ese depósito. Su contabilidad sirve ante todo para elaborar la declaración del impuesto de las personas físicas, parte 2, y para justificar los gastos profesionales deducidos. Eso no la exime de llevar bien sus libros: en caso de inspección, una contabilidad coja siempre se vuelve en contra de quien la ha chapuceado.
Queda la conservación. Los libros, las facturas y los justificantes se guardan siete años como mínimo, y diez años para toda una serie de documentos desde la ampliación de los plazos de investigación. La regla práctica cabe en tres palabras: guárdalo todo, diez años, y preferiblemente en el formato original cuando se trata de facturas electrónicas.
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Un diario de compras, un diario de ventas y un diario financiero, llevados sin espacios en blanco ni tachaduras.
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Un inventario anual de existencias, créditos, deudas y compromisos.
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Para las sociedades, un balance y una cuenta de resultados depositados en el Banco Nacional.
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Los justificantes detrás de cada asiento, localizables en pocos segundos.
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Las facturas electrónicas conservadas en el formato en el que circularon.
El IVA, el ritmo que organiza el año
Para la mayoría de los autónomos, la contabilidad se vive sobre todo a través del IVA. Es él quien impone el compás y quien castiga antes el retraso. El régimen normal prevé una declaración trimestral mientras tu facturación anual se mantenga por debajo de 2 500 000 euros sin impuestos. Por encima, el depósito pasa a ser mensual, y algunos sectores sensibles cambian antes.
Desde la reforma de la cadena del IVA aplicada en 2025, quien declara trimestralmente tiene hasta el día 25 del mes siguiente al trimestre, frente al 20 de antes. Los anticipos trimestrales han desaparecido por el camino, lo que simplifica la vida a mucha gente. Quien declara mensualmente mantiene su plazo el día 20.
Tres documentos giran en torno a la declaración. El estado intracomunitario, si vendes bienes o servicios a sujetos pasivos de otro Estado miembro. El listado anual de clientes sujetos belgas, que hay que presentar antes del 31 de marzo. Y la declaración especial, para quienes no presentan declaración periódica pero han comprado en el extranjero.
Unas palabras sobre la franquicia. Por debajo de 25 000 euros de facturación anual, puedes optar por el régimen de franquicia: no repercutes IVA, no presentas declaración periódica, pero tampoco deduces nada en tus compras. Resulta interesante para una actividad de servicios con pocos gastos, mucho menos en cuanto inviertes en equipamiento.
El calendario del IVA de un año normal
| Plazo |
Lo que presentas |
A quién afecta |
| El 20 del mes |
Declaración y pago del mes concluido |
Declarantes mensuales |
| El 25 del mes siguiente al trimestre |
Declaración y pago del trimestre |
Declarantes trimestrales |
| Mismo plazo que la declaración |
Estado intracomunitario |
Ventas de bienes o servicios a sujetos pasivos europeos |
| El 20 del mes siguiente al trimestre |
Declaración especial de IVA |
Acogidos a franquicia y exentos que han comprado en el extranjero |
| 31 de marzo |
Listado anual de clientes sujetos belgas |
Casi todos los sujetos pasivos |
Una declaración presentada tarde conlleva una multa por declaración, a la que se suman intereses sobre el importe adeudado. El cálculo sube rápido, y la administración no considera el olvido una circunstancia atenuante.
Peppol y la factura estructurada desde 2026
Este es el cambio más visible de los últimos años. Desde el 1 de enero de 2026, una factura entre dos sujetos pasivos belgas sale como archivo estructurado que circula por la red Peppol. El formato tiene nombre, Peppol BIS 3.0, y el software de tu cliente lo lee directamente, sin que nadie copie nada a mano.
El PDF no ha desaparecido por ello, ha cambiado de papel. Sigue siendo una copia legible que envías si tu cliente la pide, pero ya no es el documento oficial entre empresas. Tus facturas a particulares no están afectadas: el ticket de caja, la factura en papel o el PDF siguen siendo perfectamente válidos.
El aspecto que más a menudo se subestima es la recepción. Tus proveedores también envían en formato estructurado, y si tu canal de recepción no está abierto, sus facturas no llegan a ninguna parte. Pierdes el documento y, sobre todo, el IVA deducible que lo acompañaba. Una comprobación por trimestre basta para evitar ese riesgo.
Técnicamente, tu empresa debe figurar en el directorio Peppol con el esquema 0208, el de tu número de empresa. La activación lleva unos minutos con un editor que hace bien su trabajo. La prueba de verdad es enviar una factura real a un cliente real y ver volver el acuse de entrega.
Lo que haces tú y lo que hace tu contable
La pregunta vuelve una y otra vez: ¿hace falta un contable? Nada lo impone a una empresa como persona física. Una sociedad, en cambio, casi siempre necesita a un profesional autorizado para elaborar sus cuentas anuales y su declaración del impuesto de sociedades, aunque solo sea porque la responsabilidad en caso de error no se comparte.
El reparto más eficaz es más o menos este. Tú te ocupas del flujo: facturas, fotografías tus tickets, concilias tus movimientos bancarios. Tu contable se ocupa del sentido: califica las operaciones dudosas, cierra el ejercicio, te dice cuándo un gasto pasa y cuándo no.
Este reparto tiene un efecto directo en la factura de honorarios. Un despacho que recibe un expediente limpio, con los documentos ya vinculados y los bancos conciliados, dedica su tiempo al asesoramiento y no a la introducción de datos. Un expediente entregado a granel en una caja de zapatos se paga al precio del tiempo perdido.
Un último punto que tranquiliza a quienes empiezan: no se espera que domines el PCMN. Se espera que seas constante. Media hora por semana, siempre el mismo día, vale más que dos jornadas de pánico en enero.
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Tu parte: emitir las facturas, reunir los justificantes, seguir los pagos y señalar lo que se salga de lo normal.
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Su parte: el plan contable, las amortizaciones, el cierre, las declaraciones fiscales y el asesoramiento.
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En común: el calendario de plazos, decidido al principio del ejercicio y no la víspera.
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A evitar: las correcciones retroactivas masivas, que cuestan caras y debilitan el expediente.
Un contable que accede directamente a tu expediente en línea te ahorra las exportaciones mensuales y los archivos que se cruzan por correo. En Novadesko, este acceso es gratuito para los despachos.
Dónde encaja Novadesko en todo esto
Novadesko es un software de gestión belga, pensado para autónomos y pequeñas estructuras que quieren llevar su flujo diario sin convertirse en contables. Facturas, cobras, clasificas tus compras y los asientos se preparan solos por detrás.
La facturación Peppol está incluida, tanto en el envío como en la recepción, sin suplemento por documento. Las facturas de compra recibidas en formato estructurado llegan con su importe, su tipo y su proveedor ya reconocidos: tú confirmas la categoría de gasto y el documento se coloca en el diario de compras.
En cuanto al IVA, la casilla se va rellenando a medida que avanza el año y ves venir el plazo en lugar de descubrirlo. En cuanto a la asesoría contable, tu contable recupera un expediente estructurado, ya sea por exportación al formato de su herramienta o abriendo directamente tu espacio.
El resto depende de tu oficio: una caja certificada si vendes en el mostrador, un control de stock si gestionas artículos, un CRM si tu ciclo de venta es largo. Puedes empezar solo con la facturación y añadir el resto cuando surja la necesidad.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe llevar contabilidad en Bélgica?
Toda empresa inscrita en la Banque-Carrefour des Entreprises, incluido el autónomo complementario. Solo cambia el alcance de la obligación: una contabilidad simplificada de tres diarios para una persona física con menos de 500 000 euros de facturación, una contabilidad por partida doble para las sociedades y para quienes superan ese umbral.
¿Puedo llevar yo mismo mi contabilidad?
Como persona física, sí, y muchos lo hacen con un buen software. En una sociedad es teóricamente posible, pero rara vez razonable: las cuentas anuales, las amortizaciones y la declaración del impuesto de sociedades requieren un profesional autorizado. El compromiso habitual consiste en llevar tú el día a día y encargar el cierre a un despacho.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los documentos contables?
Siete años como mínimo para los libros y los justificantes, diez años para buena parte de los documentos desde la ampliación de los plazos de inspección. En la práctica, cuenta con diez años para todo y conserva las facturas electrónicas en el formato en el que se emitieron o recibieron.
¿Qué diferencia hay entre contabilidad simplificada y partida doble?
La simplificada se limita a tres diarios, compras, ventas y financiero, más un inventario anual. La partida doble registra cada operación en débito y crédito según el plan contable mínimo normalizado, lo que permite elaborar un balance y una cuenta de resultados. La segunda es obligatoria para las sociedades.
¿Con qué frecuencia debo declarar el IVA?
Cada trimestre mientras tu facturación anual se mantenga por debajo de 2 500 000 euros sin impuestos, con presentación antes del día 25 del mes siguiente al trimestre. Por encima, la declaración pasa a ser mensual con plazo el día 20. Algunos sectores sensibles pasan antes al régimen mensual.
¿La factura electrónica es obligatoria para mí?
Si facturas a otros sujetos pasivos belgas, sí, desde el 1 de enero de 2026, y el estatuto complementario no cambia nada. Tus facturas a particulares no están afectadas. Incluso bajo el régimen de franquicia, debes poder recibir como mínimo facturas estructuradas.
¿Qué pasa si deposito mis cuentas anuales tarde?
El depósito tardío conlleva una multa que aumenta con el retraso, y los administradores pueden ver comprometida su responsabilidad si un tercero demuestra un perjuicio ligado a esa falta de publicación. El plazo que hay que recordar: treinta días después de la aprobación por la junta general y, como máximo, siete meses después del cierre.
¿Cuánto cuesta un contable en Bélgica?
Depende sobre todo del volumen de documentos y del estado del expediente. Un autónomo con pocas facturas y una contabilidad ya registrada sale con unos cientos de euros al año. Una sociedad con personal y decenas de documentos al mes se mueve en un orden de magnitud muy distinto. Un expediente limpio sigue siendo la mejor palanca sobre la factura final.
¿Un software sustituye al contable?
No, sustituye la introducción de datos. El software capta las facturas, prepara los asientos y controla el IVA. El contable califica, cierra, optimiza y firma. Los dos juntos suelen costar menos que el contable solo pasando horas reintroduciendo tickets.
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Los umbrales, los tipos y los plazos que se mencionan aquí cambian con las leyes presupuestarias. Esta página se revisa con regularidad, pero tu caso concreto debes comprobarlo siempre con tu contable, tu caja de seguros sociales o el SPF Finances.
