Was man ein Peppol-Programm nennt
Ein Peppol-Programm ist die Software, mit der Sie Ihre Rechnungen über das Peppol-Netzwerk ausstellen und empfangen. Das Netzwerk selbst ist keine Software: Es ist eine europäische Infrastruktur, ähnlich dem Bankennetz. Sie schließen sich nicht direkt an, sondern gehen über einen zugelassenen Betreiber, den sogenannten Zugangspunkt.
Die Verwechslung kommt häufig vor, seit die strukturierte Rechnung zwischen belgischen Unternehmen Pflicht ist. Viele Selbstständige suchen ein Peppol-Programm zum Herunterladen, so wie man früher seine Buchhaltung auf dem PC installierte. Tatsächlich laufen fast alle aktuellen Lösungen im Browser, aktualisieren sich von selbst und speichern Ihre Dokumente online.
Was Sie wählen, ist also keine Installationsdatei, sondern ein Anbieter. Und dieser Anbieter muss drei Bedingungen erfüllen: am Netzwerk angeschlossen sein, das richtige Rechnungsformat erzeugen und Sie ebenso gut empfangen wie senden lassen.
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Rechnungen und Gutschriften im Format Peppol BIS 3.0 ausstellen.
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Sie anhand der Unternehmensnummer an den richtigen Empfänger leiten.
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Rechnungen Ihrer Lieferanten anderswo als in einem E-Mail-Postfach empfangen.
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Jeden Versand und jeden Empfang mit Zeitstempel nachweisen.
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Ihre Buchhaltung speisen, sonst erfassen Sie alles doppelt.
Peppol ersetzt Ihre Rechnungssoftware nicht, es kommt hinzu. Ein gutes Programm erledigt beides im selben Bildschirm, ohne Schnittstelle, die Sie einrichten müssen.
Warum das Programm über einen Zugangspunkt laufen muss
Im Netzwerk dürfen nur bei OpenPeppol registrierte Betreiber Dokumente einliefern und abholen. Das ist die Rolle des Zugangspunkts. Ein Programm, das keiner ist, mietet zwangsläufig die Dienste eines anderen, was nichts Anstößiges hat, solange es offen gesagt wird und der Preis passt.
Die Überprüfung dauert zwei Minuten. Fragen Sie den Anbieter nach seiner genauen Rolle im Netzwerk, dem Format, das er erzeugt, und dem Kennungsschema, das er für Belgien verwendet. Die richtige Antwort besteht aus drei Elementen: Zugangspunkt, Peppol BIS 3.0, Schema 0208.
Ein Anbieter, der vage bleibt oder ein per E-Mail verschicktes PDF als elektronische Rechnung bezeichnet, verkauft etwas anderes. Das PDF bleibt ein unstrukturiertes Dokument: Keine Maschine liest es ohne menschliches Eingreifen, und es erfüllt die belgische Pflicht nicht.
Novadesko ist ein Peppol-Zugangspunkt. Die Seite zur zertifizierten Software beschreibt die Punkte, die Sie selbst im offiziellen Verzeichnis des Netzwerks prüfen können.
Schnellvergleich der Peppol-Programme
Der belgische Markt teilt sich in fünf Familien, und die richtige Wahl hängt vor allem davon ab, was Sie rund um die Rechnungsstellung tun.
Wenn Sie Rechnungen stellen, Einkäufe erfassen und Ihre MwSt. verfolgen, erspart Ihnen eine Verwaltungssuite drei getrennte Abonnements. Wenn Sie bereits mit einem schweren ERP arbeiten, genügt ein Konnektor. Wenn Sie drei Rechnungen im Jahr schreiben, reicht das kostenlose öffentliche Portal, rechnen Sie aber nicht damit für Ihre Buchhaltung.
Die Familien von Peppol-Programmen in Belgien
| Art des Programms |
Für wen |
Worauf Sie achten sollten |
| Belgische Verwaltungssuite |
Selbstständige und KMU, die jede Woche Rechnungen stellen |
Dass Buchhaltung und MwSt. mitlaufen, nicht nur der Versand |
| Reine Rechnungs-App |
Einfache Tätigkeit, wenige Kosten zu erfassen |
Der Empfang von Einkäufen, oft nicht vorhanden oder kostenpflichtige Option |
| Konnektor für ERP |
Unternehmen, die bereits ein ERP nutzen |
Integrationskosten und Wartungsvertrag |
| Kostenloses öffentliches Portal |
Sehr geringes Volumen, Rechnungen an den öffentlichen Sektor |
Keine Buchhaltung, alles wird von Hand neu erfasst |
| Modul der Steuerberatung |
Wer alles an seinen Buchhalter delegiert |
Was Sie live zu Ihren offenen Posten sehen |
Vorsicht beim Preis pro Dokument, wenn das Volumen steigt. Bei zweihundert Sendungen im Monat wiegen einige Cent pro Stück schwerer als eine Pauschale.
Das Peppol-Programm einrichten und aktivieren
Eine Installation im klassischen Sinn gibt es kaum noch. Sie erstellen ein Konto, vervollständigen Ihre Unternehmensdaten, und das Programm registriert Sie im Netzwerk. Rechnen Sie beim ersten Mal mit einer Stunde, vor allem zum Zusammentragen Ihrer Daten: KBO-Nummer, Pflichtangaben, Zahlungsbedingungen und Logo.
Der entscheidende Schritt ist die Registrierung Ihrer Kennung. In Belgien entspricht sie Ihrer Unternehmensnummer mit dem vorangestellten Schema 0208. Sobald sie im Verzeichnis veröffentlicht ist, kann jeder Lieferant Ihnen eine strukturierte Rechnung schicken, ohne dass Sie ihm etwas mitteilen müssen.
Ein letzter Reflex, der oft vergessen wird: Ihre bestehenden Kunden übernehmen. Das Programm prüft, welche bereits im Verzeichnis stehen, und stellt die übrigen auf E-Mail um, bis sie nachziehen.
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Halten Sie Ihre KBO-Nummer, Ihre Bankverbindung und Ihre Pflichtangaben bereit.
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Aktivieren Sie die Peppol-Kennung im Schema 0208 im Programm.
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Senden Sie eine erste echte Rechnung und prüfen Sie die Empfangsbestätigung.
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Importieren Sie Ihre Kunden, um die bereits im Netzwerk erreichbaren zu erkennen.
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Prüfen Sie, dass empfangene Rechnungen korrekt in Ihren Einkäufen landen.
Bei Novadesko erfolgt die Aktivierung der Kennung mit einem Klick im Dashboard, ohne Aufpreis auf das Abonnement.
Was ein Peppol-Programm kostet
Die belgischen Preislisten mischen drei Modelle: ein Monatsabonnement, einen Preis pro versendetem Dokument und manchmal eine Einrichtungspauschale. Auf dem Papier scheint der Stückpreis von wenigen Cent unschlagbar. Auf hundert Rechnungen im Monat hochgerechnet, wird er zum teuersten Posten Ihrer Verwaltung.
Achten Sie auch auf das, was nicht auf der Rechnung steht, Sie aber Zeit kostet: der nicht inbegriffene Empfang, der als Option verkaufte Export an den Buchhalter oder ein Support, der nur auf Englisch antwortet, wenn Ihre Frage die belgische MwSt. betrifft.
Die Tabelle unten fasst die Fragen zusammen, die Sie vor der Unterschrift stellen sollten. Sie sind mehr wert als ein Vergleich angezeigter Preise.
Die Fragen vor der Unterschrift
| Zu stellende Frage |
Was eine gute Antwort enthält |
| Sind Sie ein Peppol-Zugangspunkt? |
Ein klares Ja, mit dem Namen, unter dem der Anbieter im Verzeichnis steht |
| Ist der Empfang inbegriffen? |
Ja, ohne Dokumentenkontingent und ohne kostenpflichtige Option |
| Legen Sie meine Kennung 0208 an? |
Ja, direkt aus der Software, ohne Formular zum Zurücksenden |
| Und wenn mein Kunde nicht im Netzwerk ist? |
Automatischer Wechsel auf E-Mail, ohne doppelte Erfassung |
| Kann ich an meinen Buchhalter exportieren? |
Das genaue Format der Software Ihrer Steuerberatung, ohne Aufpreis |
| In welcher Sprache antwortet der Support? |
Telefonisch auf Französisch, online in Ihrer Sprache, von einem Team in Belgien, das die belgische MwSt. kennt |
| Was geschieht mit meinen Rechnungen, wenn ich gehe? |
Vollständiger Export von Dokumenten und Archiven, jederzeit |
Die häufigsten Fehler
Erstens: zu glauben, ein per E-Mail verschicktes PDF genüge noch. Es behält seinen geschäftlichen Wert, erfüllt aber nicht die Pflicht zwischen belgischen Unternehmen.
Zweitens: den Versand zu aktivieren und den Empfang zu vergessen. Ihre Lieferanten sind auf das strukturierte Format umgestiegen. Wenn Ihr Programm nicht empfängt, kommen deren Rechnungen nirgends an, und Ihre abzugsfähige MwSt. geht verloren.
Drittens: ein Tool zu nehmen, das hervorragend sendet, aber nicht mit Ihrer Buchhaltung spricht. Sie sparen fünf Minuten beim Versand und verlieren dreißig beim Quartalsabschluss.
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PDF-Rechnung und strukturierte Rechnung verwechseln.
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Den Versand einrichten, ohne je den Empfang von Einkäufen zu testen.
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Vergessen, die eigene Kennung nach der Registrierung im Verzeichnis zu prüfen.
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Einen Tarif pro Dokument wählen, obwohl man jede Woche Rechnungen stellt.
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Den Export an die Steuerberatung vernachlässigen, der sich in Stunden des Neuerfassens bezahlt.
Häufige Fragen
Ist ein Peppol-Programm in Belgien Pflicht?
Pflicht ist seit dem 1. Januar 2026 die strukturierte elektronische Rechnung zwischen belgischen steuerpflichtigen Unternehmen. Sie brauchen also ein am Netzwerk angeschlossenes Tool, die Wahl des Programms bleibt aber völlig frei.
Gibt es ein kostenloses Peppol-Programm?
Es gibt kostenlose öffentliche Portale, die für einige Rechnungen im Jahr nützlich sind, vor allem an den öffentlichen Sektor. Sie bieten weder Buchhaltung noch Zahlungsverfolgung noch einen organisierten Empfang. Sobald das Volumen steigt, kostet die aufgewendete Zeit mehr als das gesparte Abonnement.
Muss ich Software auf meinem Computer installieren?
In den allermeisten Fällen nein. Die aktuellen Programme laufen im Browser und auf dem Smartphone, das erspart manuelle Updates und erlaubt Rechnungen von der Baustelle oder aus dem Laden.
Woher weiß ich, ob mein Kunde über Peppol erreichbar ist?
Das Programm fragt das Verzeichnis des Netzwerks anhand der Unternehmensnummer ab. Steht er darin, geht die Rechnung strukturiert raus. Andernfalls geht sie per E-Mail, und der Wechsel erfolgt von selbst, sobald er sich registriert.
Kann ich später das Peppol-Programm wechseln?
Ja. Ihre Kennung folgt Ihrer Unternehmensnummer und gehört Ihnen. Der neue Anbieter übernimmt einfach die Registrierung im Verzeichnis. Achten Sie vor allem darauf, dass der bisherige Anbieter Ihnen alle Dokumente und Archive aushändigt.
Muss mein Buchhalter dasselbe Programm nutzen?
Nein. Er arbeitet mit seiner eigenen Software und ruft Ihre Daten ab, entweder per Export im von ihm genutzten Format oder indem er Ihre Akte direkt öffnet. Bei Novadesko ist dieser Zugang für Kanzleien kostenlos.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Eine knappe Stunde für einen Selbstständigen, der seine Daten parat hat. Einen halben Tag für ein Unternehmen mit Artikelkatalog und einer zu importierenden Kundenliste.
Verarbeitet das Programm auch Eingangsrechnungen?
Das ist der Punkt, den Sie zuerst prüfen sollten. Bei Novadesko landen die über das Netzwerk empfangenen Rechnungen im Einkaufsjournal, mit bereits ausgelesenem Betrag, MwSt. und Lieferanten, und der Scanner übernimmt die, die noch als PDF eintreffen.
Weitere Seiten
Die belgischen Regeln zur elektronischen Rechnung und die Liste der Peppol-Zugangspunkte ändern sich. Diese Seite wird regelmäßig aktualisiert, Ihre persönliche Situation prüfen Sie aber immer beim FÖD Finanzen oder bei Ihrem Buchhalter.
