Qué llamamos un programa Peppol
Un programa Peppol es el software desde el que emites y recibes tus facturas en la red Peppol. La red en sí no es un software: es una infraestructura europea, un poco como la red bancaria. No te conectas a ella directamente, pasas por un operador autorizado que se llama punto de acceso.
La confusión es frecuente desde que la factura estructurada es obligatoria entre empresas belgas. Muchos autónomos buscan un programa Peppol para descargar, como antes se instalaba la contabilidad en un PC. En la práctica, casi todas las soluciones actuales funcionan en el navegador, se actualizan solas y guardan tus documentos en línea.
Lo que eliges no es, pues, un archivo de instalación, sino un proveedor. Y ese proveedor debe cumplir tres condiciones: estar conectado a la red, producir el formato de factura correcto y dejarte recibir tanto como enviar.
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Emitir facturas y notas de crédito en formato Peppol BIS 3.0.
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Enrutarlas al destinatario correcto a partir de su número de empresa.
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Recibir las facturas de tus proveedores en un sitio distinto de un buzón de correo.
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Guardar un registro con marca de tiempo de cada envío y cada recepción.
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Alimentar tu contabilidad, porque si no acabas introduciendo todo dos veces.
Peppol no sustituye a tu software de facturación, se suma a él. Un buen programa hace las dos cosas en la misma pantalla, sin pasarelas que configurar.
Por qué el programa debe pasar por un punto de acceso
En la red, solo los operadores registrados en OpenPeppol pueden depositar y retirar documentos. Ese es el papel del punto de acceso. Un programa que no lo es alquila forzosamente los servicios de otro, lo cual no tiene nada de escandaloso, siempre que se anuncie y que el precio lo refleje.
La comprobación lleva dos minutos. Pregunta al proveedor cuál es su papel exacto en la red, qué formato produce y qué esquema de identificador usa para Bélgica. La respuesta correcta consta de tres elementos: punto de acceso, Peppol BIS 3.0, esquema 0208.
Un proveedor que se queda en vaguedades, o que llama factura electrónica a un PDF enviado por correo, vende otra cosa. El PDF sigue siendo un documento no estructurado: ninguna máquina lo lee sin intervención humana, y no cumple la obligación belga.
Novadesko es punto de acceso Peppol. La página dedicada al software certificado detalla los elementos que puedes comprobar tú mismo en el directorio oficial de la red.
Comparativa rápida de programas Peppol
El mercado belga se reparte en cinco familias, y la buena elección depende sobre todo de lo que hagas además de facturar.
Si facturas, registras tus compras y haces el seguimiento de tu IVA, una suite de gestión te evita tres suscripciones separadas. Si ya trabajas con un ERP pesado, basta un conector. Si emites tres facturas al año, el portal público gratuito cumple, pero no cuentes con él para tu contabilidad.
Las familias de programas Peppol en Bélgica
| Tipo de programa |
Para quién |
Qué hay que mirar |
| Suite de gestión belga |
Autónomos y pymes que facturan cada semana |
Que la contabilidad y el IVA acompañen, no solo el envío |
| Aplicación de facturación sola |
Actividad sencilla, pocos gastos que registrar |
La recepción de las compras, a menudo ausente o cobrada como opción |
| Conector para ERP |
Empresas que ya tienen un ERP |
El coste de integración y el contrato de mantenimiento |
| Portal público gratuito |
Volumen muy bajo, facturas al sector público |
Ninguna contabilidad, todo se reintroduce a mano |
| Módulo proporcionado por la asesoría contable |
Quienes delegan todo en su contable |
Lo que ves en directo sobre tus impagos |
Desconfía del precio por documento cuando el volumen sube. Con doscientos envíos al mes, unos céntimos por unidad pesan más que una tarifa plana.
Instalar y activar tu programa Peppol
La instalación en el sentido clásico ya casi no existe. Creas una cuenta, completas la ficha de tu empresa y el programa se encarga de registrarte en la red. Cuenta una hora la primera vez, sobre todo para reunir tus datos: número BCE, menciones legales, condiciones de pago y logotipo.
El paso que cuenta es el registro de tu identificador. En Bélgica, corresponde a tu número de empresa precedido del esquema 0208. Una vez publicado en el directorio, cualquier proveedor puede enviarte una factura estructurada sin que tengas que comunicarle nada.
Un último reflejo, a menudo olvidado: traspasar tus clientes existentes. El programa comprueba cuáles figuran ya en el directorio y pasa los demás al correo electrónico mientras se ponen al día.
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Reúne tu número BCE, tus datos bancarios y tus menciones legales.
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Activa el identificador Peppol con el esquema 0208 desde el programa.
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Envía una primera factura real y comprueba el acuse de recibo.
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Importa tus clientes para detectar los que ya están en la red.
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Comprueba que las facturas recibidas llegan bien a tus compras.
En Novadesko, la activación del identificador se hace con un clic desde el panel, sin suplemento en la suscripción.
Cuánto cuesta un programa Peppol
Las tarifas belgas mezclan tres modelos: una suscripción mensual, un precio por documento enviado y, a veces, una tarifa de puesta en marcha. Sobre el papel, la unidad a unos céntimos parece imbatible. Llevada a cien facturas al mes, se convierte en la partida más cara de tu gestión.
Fíjate también en lo que no figura en la factura pero te cuesta tiempo: la recepción que no está incluida, la exportación al contable vendida como opción o un soporte que solo responde en inglés cuando tu pregunta trata del IVA belga.
La tabla de abajo recoge las preguntas que debes plantear antes de firmar. Valen más que una comparación de precios publicados.
Las preguntas que debes plantear antes de firmar
| Pregunta que plantear |
Qué contiene una buena respuesta |
| ¿Sois punto de acceso Peppol? |
Un sí rotundo, con el nombre con el que figura el proveedor en el directorio |
| ¿Está incluida la recepción? |
Sí, sin cuota de documentos ni opción de pago |
| ¿Creáis mi identificador 0208? |
Sí, desde el software, sin formulario que devolver |
| ¿Y si mi cliente no está en la red? |
Paso automático al correo electrónico, sin doble registro |
| ¿Puedo exportar a mi contable? |
El formato exacto del software de tu asesoría contable, sin suplemento |
| ¿En qué idioma responde el soporte? |
Por teléfono en francés y en línea en tu idioma, con un equipo que conoce el IVA belga |
| ¿Qué pasa con mis facturas si me voy? |
Exportación completa de los documentos y los archivos, en cualquier momento |
Los errores que más se ven
El primero: creer que un PDF enviado por correo todavía basta. Conserva su valor comercial, pero no cumple la obligación entre empresas belgas.
El segundo: activar el envío y olvidar la recepción. Tus proveedores sí han pasado al formato estructurado. Si tu programa no recibe, sus facturas no llegan a ninguna parte y tu IVA deducible se esfuma.
El tercero: elegir una herramienta que envía muy bien pero no habla con tu contabilidad. Ganas cinco minutos en el envío y pierdes treinta al cerrar el trimestre.
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Confundir factura PDF y factura estructurada.
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Configurar el envío sin probar nunca la recepción de las compras.
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Olvidar comprobar tu identificador en el directorio tras el registro.
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Elegir una tarifa por documento cuando facturas cada semana.
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Descuidar la exportación a la asesoría contable, que se paga en horas de reintroducción de datos.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio un programa Peppol en Bélgica?
Lo que es obligatorio desde el 1 de enero de 2026 es la factura electrónica estructurada entre empresas belgas sujetas al IVA. Necesitas, pues, una herramienta conectada a la red, pero la elección del programa es totalmente libre.
¿Existe un programa Peppol gratuito?
Existen portales públicos gratuitos que sirven para unas pocas facturas al año, sobre todo hacia el sector público. No ofrecen contabilidad, ni seguimiento de pagos, ni una recepción organizada. En cuanto el volumen sube, el tiempo empleado cuesta más que la suscripción que te has ahorrado.
¿Hay que instalar un software en el ordenador?
No, en la gran mayoría de los casos. Los programas actuales funcionan en el navegador y en el móvil, lo que evita las actualizaciones manuales y permite facturar desde una obra o una tienda.
¿Cómo saber si mi cliente está localizable en Peppol?
El programa consulta el directorio de la red a partir del número de empresa. Si figura en él, la factura sale en formato estructurado. Si no, sale por correo electrónico, y el cambio se hará solo el día en que se inscriba.
¿Puedo cambiar de programa Peppol más adelante?
Sí. Tu identificador sigue a tu número de empresa, te pertenece. El nuevo proveedor se limita a retomar el registro en el directorio. Comprueba sobre todo que el anterior te devuelve todos tus documentos y tus archivos.
¿Mi contable debe usar el mismo programa?
No. Trabaja con su propio software y recupera tus datos, bien mediante una exportación en el formato que utiliza, bien abriendo directamente tu expediente. En Novadesko, este acceso es gratuito para los despachos.
¿Cuánto tiempo lleva la puesta en marcha?
Algo menos de una hora para un autónomo que tiene sus datos a mano. Media jornada para una empresa con un catálogo de artículos y una lista de clientes que importar.
¿El programa gestiona también las facturas de compra?
Es el punto que hay que comprobar en primer lugar. En Novadesko, las facturas recibidas por la red entran en el diario de compras con el importe, el IVA y el proveedor ya leídos, y el escáner se ocupa de las que todavía llegan en PDF.
Mira también
Las normas belgas de facturación electrónica y la lista de puntos de acceso Peppol evolucionan. Esta página se actualiza con regularidad, pero tu situación concreta conviene comprobarla siempre con el SPF Finances o con tu contable.
