O que se chama um programa Peppol
Um programa Peppol é o software a partir do qual emite e recebe as suas faturas na rede Peppol. A rede em si não é um software: é uma infraestrutura europeia, um pouco como a rede bancária. Não se liga diretamente a ela, passa por um operador autorizado a que se chama ponto de acesso.
A confusão surge muitas vezes desde que a fatura estruturada se tornou obrigatória entre empresas belgas. Muitos independentes procuram um programa Peppol para transferir, como outrora se instalava a contabilidade num PC. Na realidade, quase todas as soluções atuais funcionam no navegador, atualizam-se sozinhas e guardam os seus documentos online.
O que escolhe não é, portanto, um ficheiro de instalação, é um fornecedor. E esse fornecedor tem de cumprir três condições: estar ligado à rede, produzir o formato de fatura certo e deixá-lo receber tanto como enviar.
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Emitir faturas e notas de crédito em formato Peppol BIS 3.0.
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Encaminhá-las para o destinatário certo a partir do seu número de empresa.
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Receber as faturas dos seus fornecedores noutro sítio que não uma caixa de correio.
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Guardar um registo com data e hora de cada envio e de cada receção.
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Alimentar a sua contabilidade, caso contrário regista duas vezes.
O Peppol não substitui o seu software de faturação, acrescenta-se a ele. Um bom programa faz as duas coisas no mesmo ecrã, sem ponte para configurar.
Porque o programa tem de passar por um ponto de acesso
Na rede, só os operadores registados na OpenPeppol podem depositar e levantar documentos. É esse o papel do ponto de acesso. Um programa que não o seja recorre forçosamente aos serviços de outro, o que nada tem de chocante, desde que seja anunciado e o preço acompanhe.
A verificação demora dois minutos. Pergunte ao editor qual o seu papel exato na rede, o formato que produz e o esquema de identificador que utiliza para a Bélgica. A resposta certa tem três elementos: ponto de acesso, Peppol BIS 3.0, esquema 0208.
Um editor que fica vago, ou que chama fatura eletrónica a um PDF enviado por e-mail, vende outra coisa. O PDF continua a ser um documento não estruturado: nenhuma máquina o lê sem intervenção humana e não cumpre a obrigação belga.
A Novadesko é ponto de acesso Peppol. A página dedicada ao software certificado detalha os elementos que pode verificar por si no diretório oficial da rede.
Comparação rápida dos programas Peppol
O mercado belga divide-se em cinco famílias, e a boa escolha depende sobretudo do que faz para além da faturação.
Se fatura, regista as suas compras e acompanha o seu IVA, uma suite de gestão evita-lhe três subscrições separadas. Se já trabalha num ERP pesado, um conector basta. Se emite três faturas por ano, o portal público gratuito resolve, mas não conte com ele para a sua contabilidade.
As famílias de programas Peppol na Bélgica
| Tipo de programa |
Para quem |
O que observar |
| Suite de gestão belga |
Independentes e PME que faturam todas as semanas |
Que a contabilidade e o IVA acompanhem, e não apenas o envio |
| Aplicação de faturação isolada |
Atividade simples, poucas despesas a registar |
A receção das compras, muitas vezes ausente ou cobrada como opção |
| Conector para ERP |
Empresas já equipadas com um ERP |
O custo de integração e o contrato de manutenção |
| Portal público gratuito |
Volume muito baixo, faturas para o setor público |
Nenhuma contabilidade, tudo se reintroduz à mão |
| Módulo fornecido pela fiduciária |
Quem delega tudo no seu contabilista |
O que vê em direto sobre as suas faturas por cobrar |
Desconfie do preço por documento quando o volume sobe. A duzentos envios por mês, alguns cêntimos por unidade pesam mais do que um valor fixo.
Instalar e ativar o seu programa Peppol
A instalação no sentido clássico já não existe verdadeiramente. Cria uma conta, preenche a ficha da empresa e o programa encarrega-se de o registar na rede. Conte com uma hora à primeira vez, sobretudo para reunir os seus dados: número BCE, menções legais, condições de pagamento e logótipo.
A etapa que conta é o registo do seu identificador. Na Bélgica, corresponde ao seu número de empresa precedido do esquema 0208. Uma vez publicado no diretório, qualquer fornecedor pode enviar-lhe uma fatura estruturada sem que tenha de lhe comunicar o que quer que seja.
Último reflexo, muitas vezes esquecido: retomar os seus clientes existentes. O programa verifica quais já constam do diretório e passa os restantes para o e-mail, até que eles adiram.
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Reúna o seu número BCE, os seus dados bancários e as suas menções legais.
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Ative o identificador Peppol no esquema 0208 a partir do programa.
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Envie uma primeira fatura real e verifique o aviso de receção.
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Importe os seus clientes para identificar os que já estão na rede.
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Verifique se as faturas recebidas chegam efetivamente às suas compras.
Na Novadesko, a ativação do identificador faz-se com um clique no painel, sem custo adicional na subscrição.
Quanto custa um programa Peppol
As tabelas belgas misturam três modelos: uma subscrição mensal, um preço por documento enviado e, por vezes, um valor fixo de arranque. No papel, a unidade a alguns cêntimos parece imbatível. Reduzida a cem faturas por mês, torna-se a rubrica mais cara da sua gestão.
Olhe também para o que não consta da fatura mas lhe custa tempo: a receção que não está incluída, a exportação para o contabilista vendida como opção, ou uma assistência que só responde em inglês quando a sua pergunta é sobre o IVA belga.
A tabela abaixo reúne as perguntas a fazer antes de assinar. Valem mais do que uma comparação de preços afixados.
As perguntas a fazer antes de assinar
| Pergunta a fazer |
O que contém uma boa resposta |
| São ponto de acesso Peppol? |
Um sim claro, com o nome sob o qual o editor consta do diretório |
| A receção está incluída? |
Sim, sem quota de documentos nem opção paga |
| Criam o meu identificador 0208? |
Sim, a partir do software, sem formulário para devolver |
| E se o meu cliente não estiver na rede? |
Passagem automática para o e-mail, sem dupla introdução |
| Posso exportar para o meu contabilista? |
O formato exato do software da sua fiduciária, sem custo adicional |
| Em que língua responde o suporte? |
Por telefone em francês, em linha na sua língua, por uma equipa que conhece o IVA belga |
| O que acontece às minhas faturas se eu sair? |
Exportação completa dos documentos e dos arquivos, a qualquer momento |
Os erros mais frequentes
O primeiro: acreditar que um PDF enviado por e-mail ainda basta. Mantém o seu valor comercial, mas não cumpre a obrigação entre empresas belgas.
O segundo: ativar o envio e esquecer a receção. Os seus fornecedores, esses, passaram ao formato estruturado. Se o seu programa não recebe, as faturas deles não chegam a lado nenhum e o seu IVA dedutível vai-se em fumo.
O terceiro: escolher uma ferramenta que envia muito bem mas não fala com a sua contabilidade. Ganha cinco minutos no envio e perde trinta no fecho do trimestre.
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Confundir fatura PDF e fatura estruturada.
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Configurar o envio sem nunca testar a receção das compras.
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Esquecer-se de verificar o identificador no diretório após a inscrição.
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Escolher uma tarifa por documento quando se fatura todas as semanas.
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Negligenciar a exportação para a fiduciária, que se paga em horas de reintrodução.
Perguntas frequentes
Um programa Peppol é obrigatório na Bélgica?
O que é obrigatório desde 1 de janeiro de 2026 é a fatura eletrónica estruturada entre empresas belgas sujeitas a IVA. Precisa, portanto, de uma ferramenta ligada à rede, mas a escolha do programa continua inteiramente livre.
Existe um programa Peppol gratuito?
Existem portais públicos gratuitos que servem para algumas faturas por ano, sobretudo para o setor público. Não oferecem contabilidade, acompanhamento de pagamentos nem receção organizada. Assim que o volume sobe, o tempo gasto custa mais do que a subscrição evitada.
É preciso instalar um software no computador?
Não, na grande maioria dos casos. Os programas atuais funcionam no navegador e no telemóvel, o que evita atualizações manuais e permite faturar a partir de uma obra ou de uma loja.
Como saber se o meu cliente é contactável no Peppol?
O programa consulta o diretório da rede a partir do número de empresa. Se constar, a fatura segue em formato estruturado. Caso contrário, segue por e-mail, e a passagem far-se-á sozinha no dia em que ele se inscrever.
Posso mudar de programa Peppol mais tarde?
Sim. O seu identificador acompanha o seu número de empresa, pertence-lhe. O novo fornecedor limita-se a retomar o registo no diretório. Verifique sobretudo se o anterior lhe devolve todos os seus documentos e arquivos.
O meu contabilista tem de utilizar o mesmo programa?
Não. Trabalha com o seu próprio software e recolhe os seus dados, quer por uma exportação no formato que utiliza, quer abrindo diretamente o seu processo. Na Novadesko, este acesso é gratuito para os gabinetes.
Quanto tempo demora a colocação em funcionamento?
Pouco mais de uma hora para um independente que tenha os dados à mão. Meio dia para uma empresa com um catálogo de artigos e uma lista de clientes para importar.
O programa trata também das faturas de compra?
É o ponto a verificar em primeiro lugar. Na Novadesko, as faturas recebidas pela rede entram no diário de compras com o montante, o IVA e o fornecedor já lidos, e o scanner trata das que ainda chegam em PDF.
Ver também
As regras belgas de faturação eletrónica e a lista dos pontos de acesso Peppol evoluem. Esta página é atualizada regularmente, mas a sua situação própria verifica-se sempre junto do SPF Finances ou do seu contabilista.
