Wat Peppol gecertificeerd echt betekent
Peppol is geen programma, het is een netwerk. Om er een factuur op te versturen gaat een onderneming langs een toegangspunt, in het Engels access point. Dat toegangspunt is de technische partij die de OpenPeppol overeenkomst tekent, de specificaties van het netwerk volgt en verbonden is met de registers waarin een ontvanger wordt teruggevonden.
Wanneer een uitgever spreekt over Peppol gecertificeerde software, zegt hij eigenlijk twee dingen. Eerst dat uw documenten in het juiste formaat buitengaan, Peppol BIS 3.0 op basis van de Europese norm EN 16931. Daarnaast dat het transport wel degelijk via een toegangspunt van het netwerk verloopt, en niet via een pdf in een mailtje.
Dat verschil telt de dag dat een klant een factuur weigert omdat ze niet via het verwachte kanaal binnenkwam. Een XML bestand dat u zelf kunt downloaden vervangt geen toegangspunt: het blijft een bestand dat nog verstuurd moet worden, vaak met de hand.
-
Een toegangspunt verstuurt en ontvangt uw documenten op het netwerk, in beide richtingen.
-
Het formaat BIS 3.0 zorgt dat de ontvanger uw factuurlijnen inleest zonder overtypen.
-
Uw Peppol identificatie maakt u vindbaar voor klanten en overheden.
-
Een losse XML export is geen aansluiting op het netwerk, ook al is het bestand correct.
Onthoud de vraag die u aan elke uitgever kunt stellen: verstuurt u via een Peppol toegangspunt, of geeft u mij enkel een XML bestand dat ik zelf moet doorsturen?
Het statuut van Novadesko en hoe u het controleert
Novadesko verstuurt de facturen van zijn klanten over het Peppol netwerk als toegangspunt. Concreet wordt uw goedgekeurde factuur omgezet in XML UBL, geadresseerd aan de Peppol identificatie van uw klant en afgeleverd bij diens eigen toegangspunt, met een technische ontvangstbevestiging terug.
In België steunt de Peppol identificatie op schema 0208, dat van het ondernemingsnummer uit de Kruispuntbank. Uw identificatie is dus geen duistere code die u moet kopen: ze volgt uit uw ondernemingsnummer en Novadesko registreert ze met één klik.
De tabel hieronder bundelt de elementen die u stuk voor stuk kunt nakijken, zonder ons te moeten geloven.
Controleerbare elementen van het Peppol statuut
| Element |
Waarde |
Waar u het nakijkt |
| Rol op het netwerk |
Peppol toegangspunt |
Verzenden en ontvangen vanuit de software |
| Factuurformaat |
Peppol BIS 3.0, norm EN 16931 |
XML UBL te downloaden per document |
| Identificatieschema |
0208, Belgisch ondernemingsnummer |
OpenPeppol register |
| Publieke kanalen |
Mercurius en Hermes |
Facturen naar Belgische overheden |
| Uitgever |
Novadesko SRL, BE 1018.192.568 |
Kruispuntbank van Ondernemingen |
| Ondersteuning |
Nederlands en Frans, vanuit België |
Contactpagina en telefoon |
Het OpenPeppol register is openbaar. Het is de enige bron die zegt of een onderneming echt bereikbaar is op het netwerk, welk programma ze ook gebruikt.
De Belgische verplichting en wat ze van uw software vraagt
Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen hun facturen tussen professionals in gestructureerd elektronisch formaat versturen en ontvangen, via het Peppol netwerk. Een pdf in een mailtje voldoet niet meer, ook niet ondertekend of netjes opgemaakt.
De verplichting geldt evenzeer voor ontvangst als voor verzending. Als uw leveranciers eerder overschakelen dan u, komen hun facturen ergens toe: zonder toegangspunt ziet u ze niet, en een niet verwerkte aankoopfactuur is verloren aftrekbare btw.
Uw software moet dus drie zaken tegelijk dekken: een geregistreerde identificatie, een correcte verzending en een inbox die ordent wat binnenkomt.
-
Verzending: elke goedgekeurde factuur vertrekt gestructureerd naar de juiste ontvanger.
-
Ontvangst: aankoopfacturen komen binnen in de software, klaar om te boeken.
-
Archivering: documenten blijven toegankelijk en getijdstempeld bij een controle.
-
Terugval: is een klant nog niet bereikbaar op het netwerk, dan neemt e-mail het over.
Software beoordelen in vijf minuten
De vermelding Peppol gecertificeerd staat op heel wat websites, ook bij uitgevers die enkel een bestand aanmaken. Dit is het raster dat wij u aanraden toe te passen op Novadesko én op de concurrentie, Billit en de anderen.
Een helder antwoord op deze zes vragen is meer waard dan een logo op een homepage.
Zes vragen voor u tekent
| Vraag |
Goed antwoord |
| Verloopt de verzending via een Peppol toegangspunt? |
Ja, verzenden gebeurt vanuit de software zonder bestandsgedoe |
| Ontvangt u ook inkomende facturen? |
Ja, in een aparte inbox |
| Welk uitgaand formaat? |
Peppol BIS 3.0, conform EN 16931 |
| Wie maakt mijn identificatie aan? |
De uitgever, vanuit de software, op basis van het ondernemingsnummer |
| Wat als mijn klant nog niet op het netwerk zit? |
Verzending per e-mail als terugval, zonder dubbel werk |
| Hoeveel documenten zijn inbegrepen? |
Een quotum dat duidelijk in de formule staat |
Krijgt u van een uitgever geen schriftelijk antwoord over de ontvangst van inkomende facturen, ga er dan van uit dat die functie nog niet bestaat.
Wat Novadesko concreet doet
In de software is Peppol geen aparte module die u een avond lang moet instellen. U maakt uw identificatie aan vanuit uw profiel en daarna stelt elke goedgekeurde factuur de verzending over het netwerk voor, zodra de ontvanger geregistreerd is.
Inkomende facturen belanden in een aparte inbox. Ze worden ingelezen, aan de juiste leverancier gekoppeld en staan klaar voor de boekhouding. Wat niet via Peppol binnenkomt, een kassaticket of een papieren factuur, gaat door de scanner die het document uitleest en registreert.
-
Peppol identificatie aanmaken vanuit uw omgeving, zonder papierwerk.
-
Elke goedgekeurde factuur automatisch omgezet in XML UBL volgens BIS 3.0.
-
Peppol inbox voor aankoopfacturen, met koppeling aan de juiste leverancier.
-
Directe opzoeking in het OpenPeppol register en in VIES voor u verstuurt.
-
Automatische terugval op e-mail voor klanten die nog niet op het netwerk zitten.
-
Getijdstempelde archivering van verzonden en ontvangen documenten.
Van software wisselen zonder het netwerk te onderbreken
Veel zelfstandigen stellen een overstap uit uit vrees hun Peppol identificatie te verliezen of facturen te missen tijdens de omschakeling. Het mechanisme is eenvoudiger dan het lijkt: een identificatie hangt vast aan uw ondernemingsnummer, niet aan de software. Ze staat geregistreerd bij een toegangspunt en die registratie kan door een ander worden overgenomen.
In de praktijk bereidt u de overstap op één dag voor: u opent uw account, u controleert of uw identificatie actief is en u laat uw vaste klanten weten dat er voor hen niets verandert, want zij blijven dezelfde referentie gebruiken.
Komt u van een andere uitgever en zit uw registratie vast, dan neemt onze support het dossier samen met u op in plaats van u naar een helppagina te sturen.
Veelgestelde vragen
Is Novadesko een Peppol toegangspunt?
Ja. Uw facturen vertrekken vanuit de software naar het Peppol netwerk en de facturen van uw leveranciers komen binnen in uw inbox. U hoeft zelf geen bestand te downloaden of door te sturen.
Hoe controleer ik of software echt Peppol gecertificeerd is?
Vraag schriftelijk of het transport via een toegangspunt loopt en of de ontvangst van inkomende facturen inbegrepen is. Zoek daarna een btw-nummer op in het OpenPeppol register: onze Peppol pagina doet dat live en gratis, ook voor een onderneming die geen klant is.
Wat is het verschil tussen Peppol gecertificeerd, BIS 3.0 en EN 16931?
EN 16931 is de Europese norm die beschrijft wat een elektronische factuur moet bevatten. Peppol BIS 3.0 is de toepassing van die norm op het Peppol netwerk. Toegangspunt zijn gaat dan weer over het transport: dat is wat het document tot bij de ontvanger brengt.
Waar vind ik mijn Peppol identificatie?
In België volgt ze uit uw ondernemingsnummer, met schema 0208. U hoeft dus niets te kopen: Novadesko registreert uw identificatie vanuit uw omgeving, met één klik.
Zit Peppol in het abonnement?
Ja, de aansluiting op het netwerk zit in de formules van Novadesko, met een documentenquotum dat op de prijzenpagina staat. Er is geen aparte Peppol module die u moet bijkopen.
En als mijn klant nog niet op Peppol zit?
De software merkt dat voor de verzending en schakelt automatisch over op e-mail, met dezelfde factuur. Zodra die klant zich registreert vertrekt de factuur weer over het netwerk, zonder dat u iets moet aanpassen.
Ik kom van een ander programma, verlies ik mijn identificatie?
Nee. De identificatie hoort bij uw onderneming, niet bij de uitgever. Ze wordt bij de overstap gewoon aan een nieuw toegangspunt gekoppeld en uw klanten blijven dezelfde referentie gebruiken.
Ook interessant
Het Peppol netwerk en de Belgische kalender voor elektronische facturatie blijven evolueren. Deze pagina wordt regelmatig bijgewerkt, maar toets uw eigen situatie altijd af bij de FOD Financiën of bij uw boekhouder.
