De echte prijsvorken in België
Elke tarievenpagina toont een lokkertje, zelden het bedrag dat u uiteindelijk betaalt. Wat u uitgeeft hangt vooral af van wie u bent: een student zelfstandige met drie facturen per maand en een traiteur die aan de toog afrekent spelen niet in dezelfde categorie.
De tabel hieronder geeft weer wat de leveranciers op de Belgische markt in 2026 vragen, zonder promoties voor het eerste jaar. Zoek uw lijn en u kent uw budget tot op enkele euro's na.
Novadesko start op 19 euro excl. btw per maand. Dat plaatst ons in de vork van de zelfstandige in hoofdberoep, met modules die elders apart aangerekend worden.
Uw maandbudget per profiel, exclusief btw
| Uw profiel |
Maandelijkse vork |
Wat daar meestal in zit |
| Student zelfstandige of bijberoep |
0 tot 15 € |
Enkele facturen per maand, Peppol verzending, basis btw opvolging, vaak met een limiet op documenten |
| Zelfstandige natuurlijke persoon |
15 tot 30 € |
Onbeperkt factureren, Peppol, offertes, onkosten inboeken, toegang voor de boekhouder |
| Kleine vennootschap met twee of drie gebruikers |
30 tot 60 € |
Meerdere toegangen, CRM, bankkoppeling, automatische herinneringen, rapporten |
| Winkel, salon of horeca met geregistreerd kassasysteem |
50 tot 100 € |
Conforme kassa, betaalterminal, voorraad en facturatie samen |
| Kmo die haar processen in een ERP giet |
100 € en meer |
Modules à la carte, configuratie op maat, vaak nog een integrator erbovenop |
Een handig ijkpunt: gaat een offerte boven 60 euro excl. btw per maand voor één persoon die alleen factureert, vraag dan de detaillijnen op. Vaak zit er een module in waar u nooit iets mee zult doen.
Zes zaken die het bedrag doen bewegen
Twee buurbedrijven, zelfde sector, zelfde grootte, komen soms uit op het dubbele of het drievoudige voor dezelfde oplossing. Daar komt dat verschil vandaan.
-
Het aantal mensen dat inlogt. Bij leveranciers die per gebruiker aanrekenen is dit veruit de grootste factor.
-
De modules die u aanzet. Factureren alleen kost weinig, maar CRM, voorraad, bankkoppeling en kassa tellen snel op zodra ze los verkocht worden.
-
Het volume aan documenten dat u via Peppol verstuurt en ontvangt, als het abonnement een maandelijks quotum voorziet.
-
Het materiaal, als u aan de kassa staat: ticketprinter, kassalade, betaalterminal, soms opgelegd door de leverancier.
-
De opstart en de overname van uw oude gegevens, die bij pakketten met veel instellingen per uur wordt gefactureerd.
-
De verbintenis. Jaarlijks betalen levert vaak twee maanden op, maar bindt u een jaar aan een tool die u nog nauwelijks kent.
Hoe Belgische leveranciers hun prijs opbouwen
Er bestaan vijf manieren om beheersoftware aan te rekenen, en ze zijn niet gelijkwaardig voor elk profiel. Geen enkele is oneerlijk, maar elke logica bevoordeelt een bepaald type onderneming en benadeelt een ander.
Herken dus eerst de logica, pas daarna vergelijkt u de cijfers. Een tarief van 12 euro per gebruiker is goedkoper dan een forfait van 19 euro zolang u alleen werkt, en dubbel zo duur vanaf uw derde medewerker.
De vijf prijslogica's op de Belgische markt
| Prijslogica |
Wat dat concreet geeft |
Waar u op moet letten |
| Vast forfait, modules inbegrepen |
Eén maandbedrag, wat u ook aanzet |
Nakijken of inbegrepen ook de kassa, de CRM en Peppol dekt |
| Prijs per gebruiker |
Elke persoon die inlogt wordt aangerekend |
De rekening verdubbelt bij de eerste aanwerving, en soms telt de boekhouder mee |
| Prijs per module of per applicatie |
U stelt uw tool stuk per stuk samen |
Het eindtotaal ligt bijna altijd boven het aangekondigde instaptarief |
| Prijs per volume documenten |
Een quotum verzonden of ontvangen facturen per maand |
De overschrijding leest u op de volgende factuur, zonder voorafgaande waarschuwing |
| Gratis formule met plafond |
Een aantal facturen per jaar, daarna betalend |
Het plafond valt altijd op het slechtste moment, meestal bij de kwartaalafsluiting |
Is Peppol op zich betalend?
Nee, en dat is het hardnekkigste misverstand sinds de verplichting van kracht werd. Peppol is een uitwisselingsnetwerk dat op open afspraken draait. Het verstuurt zelf geen facturen naar de eindgebruiker en houdt niets af op uw documenten.
Wat u betaalt is het toegangspunt: de geregistreerde dienstverlener die uw facturen op het netwerk zet en die van uw leveranciers binnenhaalt. Sommige leveranciers zijn zelf toegangspunt, andere werken met een technische partner en rekenen die dienst aan u door.
In de praktijk bestaan er in België drie modellen. Peppol verzending inbegrepen in het abonnement, zonder teller, zoals bij Novadesko. Een maandelijks quotum documenten, waarna elk stuk betalend wordt. Of een prijs per stuk, vaak enkele tientallen centen per document, wat bij een klein volume meevalt en duur wordt zodra u op kruissnelheid komt.
De juiste vraag aan een verkoper: wat kost mijn vijfhonderdste factuur van het jaar? Het antwoord vertelt u meteen in welk model u terechtkomt.
Wat het kost om in orde te zijn in 2026
Sinds 1 januari 2026 moet een factuur tussen twee Belgische btw plichtigen in gestructureerd elektronisch formaat via Peppol vertrekken. Veel zelfstandigen hebben de overstap uitgesteld omdat ze een zware investering vreesden. Die is er niet.
Er is geen hardware te kopen, geen specifieke licentie en geen certificaat te bestellen. De kost beperkt zich tot een softwareabonnement en in sommige gevallen een uurtje configuratie. De tabel hieronder vertrekt van uw huidige situatie.
Eén punt dat uw boekhouder kent en dat verkopers zelden vermelden: België voorziet een verhoogde aftrek van de kosten voor elektronische facturatie voor kleine vennootschappen en zelfstandigen, voor de boekjaren die tussen 2024 en 2027 beginnen. Een deel van uw abonnement komt dus terug als belastingbesparing. Laat uw eigen geval bevestigen door uw boekhouder, want de voorwaarden hangen af van uw rechtsvorm.
Uw kostprijs om in orde te komen, volgens uw vertrekpunt
| Uw situatie in 2026 |
Kostprijs om in orde te zijn |
Wat dat inhoudt |
| U factureert al met actuele Belgische software |
Nul euro extra |
Uw Peppol identificatie activeren, enkele minuten nakijken |
| U maakt uw facturen in Word of Excel |
De prijs van het abonnement, meer niet |
Geen hardware, geen licentie: u vertrekt rechtstreeks van de software |
| Uw huidige software verstuurt niet in Peppol |
Het nieuwe abonnement plus de gegevensovername |
Reken op een halve dag om klanten, artikels en nummering over te zetten |
| U werkt met een apart verzendplatform |
Een kost per document bovenop de software |
Twee abonnementen voor één handeling, zo snel mogelijk samenvoegen |
| Uw boekhouder stelt alles voor u in |
Een tot twee uur ereloon |
Vooraf bespreken, veel kantoren bieden dit hun klanten aan |
Zet de btw in de juiste richting in uw berekening: de 21 procent op het abonnement recupereert u als btw plichtige met recht op aftrek. Wat op uw kas weegt, is het bedrag zonder btw.
De lijnen die u pas na de handtekening ziet
Zeven dossiers op tien lopen vlot. De drie andere ontsporen op posten die tijdens de demo nooit ter sprake kwamen.
-
De toegang van uw boekhouder die als betalende gebruiker wordt aangerekend, terwijl hij alleen raadpleegt en exporteert.
-
Opstartkosten of kosten voor gegevensovername die pas bij de bestelling opduiken, niet bij de demo.
-
Een instapprijs die twaalf maanden geldt, gevolgd door een fors hoger tarief bij de verlenging.
-
Een Peppol quotum dat zonder waarschuwing overschreden wordt en dat u op de factuur van de volgende maand ontdekt.
-
Kassamateriaal dat de leverancier oplegt terwijl het uwe perfect werkt.
-
Een betalende of onvolledige export van uw gegevens op de dag dat u elders wilt starten.
Vraag die zes punten altijd schriftelijk op voor u tekent. Een leverancier die in twee lijnen antwoordt, stelt u meer gerust dan een brochure van dertig pagina's.
Uw budget over twaalf maanden berekenen
Neem het meest voorkomende geval: een zelfstandige die alleen werkt, een honderdtal facturen per jaar, enkele tientallen onkostennota's, elk kwartaal een btw aangifte. Aan 19 euro excl. btw per maand komt u op 228 euro excl. btw per jaar, ongeveer wat één uur inhaalwerk bij de meeste boekhoudkantoren op het einde van het boekjaar kost.
Doe dezelfde oefening met uw doelsituatie, niet met die van vandaag. Neemt u binnen acht maanden uw eerste werknemer aan, reken dan met twee toegangen. Opent uw zaak volgend jaar een tweede verkooppunt, tel de kassa erbij. Net daar draaien de modellen per gebruiker of per module de rangschikking helemaal om.
Nog één reflex, en die brengt het meeste op: probeer voor u betaalt. Veertien dagen volstaan om een echte factuur via Peppol te versturen, drie uitgaven in te boeken en het resultaat door uw boekhouder te laten bekijken. Een tool van 12 euro die u niet gebruikt kost meer dan een tool van 19 euro die u elke dag opent.
Veelgestelde vragen over de prijs
Wat kost facturatiesoftware met Peppol in België?
Tussen 15 en 30 euro excl. btw per maand voor een zelfstandige die alleen werkt, dat is de vork waarin het grootste deel van de Belgische markt zit. Daaronder vindt u formules met een limiet op het aantal facturen. Daarboven betaalt u extra gebruikers, een geregistreerd kassasysteem of een ERP die ingesteld moet worden. Novadesko rekent 19 euro excl. btw per maand zonder verbintenis, met het Peppol toegangspunt, de CRM, de voorraad en de kassa in dat bedrag inbegrepen.
Is Peppol betalend?
Het Peppol netwerk zelf rekent de eindgebruiker niets aan. Wat u betaalt is het toegangspunt dat u aansluit, bijna altijd via uw facturatiesoftware. In België bestaan drie modellen: verzending inbegrepen in het abonnement zonder teller, een maandelijks quotum documenten, of een prijs per verzonden stuk. Bij Novadesko zitten verzenden en ontvangen via Peppol in de 19 euro excl. btw per maand, zonder quotum.
Bestaat er gratis facturatiesoftware met Peppol in België?
Ja, verschillende leveranciers hebben een gratis formule met een plafond, meestal enkele facturen per maand of per jaar. Dat helpt een student zelfstandige of een startend bijberoep vooruit. Zodra u regelmatig aan professionele klanten factureert, is die limiet snel bereikt en mist u de btw voorbereiding, de doorlopende nummering en de bewaring van uw stukken. Een halve dag verloren per kwartaal kost meer dan een abonnement van 19 euro.
Wat kost het om in orde te zijn met de verplichte elektronische factuur van 2026?
Veel minder dan de meeste zelfstandigen denken. Er is geen hardware te kopen, geen speciale licentie en geen certificaat te bestellen. Gebruikt u al actuele Belgische software, dan duurt het activeren van uw Peppol identificatie enkele minuten en kost het niets. Werkte u nog in Word of Excel, dan beperkt de kost zich tot het softwareabonnement. Tel er eventueel een tot twee uur ereloon bij als uw boekhouder de configuratie op zich neemt.
Hangt de prijs af van het aantal facturen dat ik verstuur?
Dat verschilt volledig per leverancier. Sommige werken met een forfait zonder teller, andere voorzien een maandelijks quotum en rekenen elk document daarboven aan, nog andere werken per stuk. Stel de volumevraag altijd voor u tekent, met een concreet cijfer: wat kost mijn vijfhonderdste factuur van het jaar? Bij Novadesko staat er geen teller op de Peppol verzendingen.
Kan ik de kost van mijn facturatiesoftware aftrekken?
Het abonnement is een aftrekbare beroepskost en de btw van 21 procent recupereert u als btw plichtige met recht op aftrek, waardoor de reële kost neerkomt op het bedrag zonder btw. België voorziet daarnaast een verhoogde aftrek van de kosten voor elektronische facturatie voor kleine vennootschappen en zelfstandigen, voor de boekjaren die tussen 2024 en 2027 beginnen. De voorwaarden hangen af van uw rechtsvorm, laat uw situatie dus nakijken door uw boekhouder.
Lees dit voor u kiest
Deze vorken zijn opgesteld op basis van de publieke tarieven van leveranciers die in augustus 2026 actief zijn in België, zonder lanceringspromoties. Het aanbod verschuift snel sinds de Peppol verplichting: kijk de exacte prijs na op de site van de leverancier voor u tekent, en vraag uw boekhouder naar de verhoogde aftrek.
