As menções obrigatórias na sua fatura
A legislação do IVA enumera as menções que tornam uma fatura válida. Se faltar uma, o seu cliente arrisca a dedução e você arrisca uma correção em caso de inspeção. A lista é mais curta do que a sua fama, com uma armadilha: a data de entrega ou de prestação é a que mais se esquece, quando os inspetores a procuram em primeiro lugar.
Pegue na tabela abaixo e coloque-a ao lado da sua última fatura. Se estiver tudo lá, o seu modelo está bom e não terá de pensar mais nisso durante o ano.
As menções obrigatórias de uma fatura belga
| Menção |
O que escreve |
Onde se escorrega |
| Data da fatura |
O dia em que emite a fatura |
Confundida com a data de entrega, quando as duas são exigidas |
| Número da fatura |
Um número sequencial, por exemplo 2026-014 |
Buracos na série após uma fatura eliminada |
| Os seus dados |
Nome, morada, número de empresa e número de IVA |
O número de IVA ausente do modelo do primeiro ano |
| Dados do cliente |
Nome, morada e número de IVA para um cliente profissional |
Uma morada antiga nunca atualizada |
| Descrição |
A natureza e a quantidade dos bens ou dos serviços |
Uma descrição demasiado vaga para ser verificada |
| Data de entrega ou de prestação |
O dia ou o período em que entregou |
A menção mais vezes esquecida de todas |
| Montantes e IVA |
O montante sem IVA por taxa, a taxa e o montante de IVA |
Um total único com IVA incluído, sem discriminação |
| Menção especial |
«Autoliquidação» ou o regime de isenção, quando se aplicam |
Sem IVA cobrado e nenhum motivo indicado |
Se trabalha regularmente para um cliente no estrangeiro, acrescem outras menções, como o número de IVA com código do país e o motivo da isenção. Peça ao seu contabilista que reveja este modelo uma vez.
Fazer uma fatura em cinco passos
Na prática, a ordem é sempre a mesma. Primeiro o cliente, depois as linhas, depois o IVA, depois o número e o envio mesmo no fim. Quem inverte e começa por escolher um número acaba mais cedo ou mais tarde com um buraco na sua série.
Parece administrativo, mas ao fim de três faturas o gesto torna-se automático. Um bom programa impõe aliás esta ordem e preenche o essencial por si.
-
Selecione o cliente e verifique o seu número de IVA na Banque-Carrefour des Entreprises. Com um número errado, o seu envio Peppol não segue.
-
Detalhe os serviços em linhas distintas, com uma descrição que o seu cliente perceba sozinho. «Serviços de setembro» é demasiado vago, «conceção do site, segunda tranche» não.
-
Indique a taxa de IVA por linha: 21 por cento na maioria dos ofícios, 6 ou 12 por cento na construção e em alguns setores.
-
Deixe o programa atribuir o número seguinte da série e depois complete a data da fatura e a data de entrega.
-
Envie e programe logo o vencimento e o lembrete.
Dúvidas sobre uma taxa? Nunca fature a 6 por cento por palpite. A diferença para os 21 por cento paga-a você numa inspeção, mesmo que o cliente já não exista entretanto.
IVA, isenção e autoliquidação
Três situações cobrem quase tudo o que um independente encontra. No caso normal, aplica 21, 12 ou 6 por cento e entrega o IVA na sua declaração trimestral. Se o seu volume de negócios anual se mantiver abaixo de 25 000 euros e tiver optado pelo regime de isenção das pequenas empresas, não cobra IVA e menciona-o explicitamente.
A terceira situação é a autoliquidação. Para obras imobiliárias destinadas a um cliente sujeito passivo, não cobra IVA e escreve «autoliquidação» na fatura. O cliente contabiliza-o ele próprio nos dois sentidos. Os empreiteiros, eletricistas e carpinteiros conhecem este mecanismo, mas quem trabalha em subcontratação também tem direito a ele.
O que não deve fazer em nenhum dos três casos: cobrar IVA sem número de IVA ou escolher uma taxa porque o cliente a pede. O preço negoceia-se, a taxa não.
No regime de isenção, a frase «Régime particulier de franchise des petites entreprises» deve constar de cada fatura. Sem ela, pensarão que se esqueceu do IVA.
Numeração, prazos e conservação
As suas faturas têm um número contínuo, atribuído pela ordem de emissão. A maioria dos independentes recomeça todos os anos uma série do tipo 2026-001. É permitido, desde que não apareça nenhum buraco e que um número nunca sirva duas vezes. Não se elimina uma fatura: emite-se uma nota de crédito que remete para o número original.
Quanto ao calendário, a regra cabe numa frase. Emite o mais tardar no décimo quinto dia do mês seguinte ao da entrega ou da prestação. Entregue em março, faturado o mais tardar a 15 de abril, mesmo que o cliente ainda não tenha pago nada.
A conservação dura dez anos, na forma original. Para uma fatura eletrónica, isso visa o ficheiro estruturado, não apenas o PDF que tirou dele. Um programa que trata sozinho deste arquivo poupa-lhe um dossiê que ninguém arruma.
Enviar a sua fatura por Peppol
Desde 1 de janeiro de 2026, a faturação entre sujeitos passivos belgas faz-se através de faturas eletrónicas estruturadas na rede Peppol. Um PDF por e-mail já não basta para estes envios, por muito cuidado que seja. O ficheiro estruturado aterra diretamente na contabilidade do cliente, o que elimina a reintrodução e os erros de digitação.
Concretamente, uma vez o seu programa ligado, quase nada muda para si. Monta a sua fatura como antes e clica em enviar. O programa encontra o cliente através do número de empresa, expede o documento pela rede e apresenta o aviso de receção. Se o cliente não aparecer no diretório, é porque ainda não está ligado e retoma a via clássica.
Se só fatura a particulares, a obrigação não lhe diz respeito. Escolher hoje uma ferramenta incapaz de fazer Peppol continua, ainda assim, pouco prudente: o primeiro cliente profissional chega mais depressa do que se pensa.
-
O seu programa deve ser ponto de acesso ou trabalhar com um ponto de acesso aprovado.
-
O número da sua empresa deve estar inscrito no diretório Peppol, caso contrário ninguém o consegue contactar.
-
As faturas dos seus fornecedores entram pelo mesmo canal, prontas a ser contabilizadas.
No Novadesko, o envio Peppol está incluído na subscrição, sem custo por documento. Não é o caso em todo o lado: alguns editores cobram à peça.
O que um software de faturação deve saber fazer
Um software de faturação para independentes não é um programa de contabilidade para uma empresa de média dimensão. Não precisa de vinte módulos, mas de seis coisas que funcionem sempre. O resto é conversa comercial.
Teste-as todas durante o período de teste, com os seus clientes reais e os seus montantes reais. Uma demo cheia de dados inventados não diz nada sobre o que isto dá numa sexta-feira à noite carregada.
-
Um modelo com o seu logótipo que trata das menções legais completas por si.
-
O envio Peppol incluído, com um estado legível fatura a fatura.
-
Lembretes automáticos, para deixar de seguir à mão quem se esqueceu de pagar.
-
Faturas recorrentes, para os clientes com montante mensal fixo.
-
Uma exportação que sirva ao seu contabilista, ou um acesso direto para ele.
-
Uma utilização confortável no telemóvel, porque metade das faturas saem entre duas obras.
Word, Excel ou um software
Enquanto emitir três faturas por mês, um modelo Word aguenta-se. Complica-se à aproximação da declaração de IVA ou no dia em que um cliente pergunta porque nunca recebeu um lembrete. A obrigação Peppol adiantou este ponto de viragem: um documento que paginou você mesmo não chega à rede.
A tabela compara as três formas de fazer tal como se vivem, não tal como se vendem.
Três formas de fazer as suas faturas
| Forma de trabalhar |
O que faz bem |
Onde o bloqueia |
| Word ou um modelo PDF |
Disponível de imediato e gratuito |
Sem Peppol, sem acompanhamento, numeração inteiramente à mão |
| Excel com uma folha por ano |
Uma visão dos totais para a sua declaração de IVA |
Fórmulas que se partem em silêncio e nenhum envio |
| Um software de faturação |
Menções legais, Peppol, lembretes e arquivo de uma só vez |
Uma subscrição mensal e uma hora de adaptação |
Ser pago mais depressa
Entre empresas, o prazo legal de pagamento é de trinta dias e as partes não podem ultrapassar sessenta dias por contrato. Muitos independentes inscrevem trinta por hábito, quando quinze funciona muito bem para pequenos montantes. O seu prazo é um ponto de negociação, não uma lei da natureza.
O que mais rende não é o prazo, mas o acompanhamento. Um lembrete delicado três dias após o vencimento recupera a maior parte. Quem telefona um mês depois já desceu para o fundo da pilha. Automatize este acompanhamento e ganha tempo e dinheiro.
Acrescente também a sua referência estruturada na fatura. O cliente paga mais depressa quando não tem nada para copiar, e o seu extrato bancário associa o pagamento à fatura certa sozinho.
Se uma fatura ficar por pagar, tem direito de pleno direito a juros de mora e a uma indemnização fixa. Mencione-o brevemente nas suas condições: o seu lembrete torna-se logo mais sério.
Emitir a sua primeira fatura esta noite
A configuração demora menos de meia hora. Introduz os dados da sua empresa, carrega o seu logótipo, escolhe a sua série de números e cria o seu primeiro cliente. A partir daí, cada fatura seguinte é apenas uma questão de cliques.
O teste de catorze dias funciona sem cartão bancário e sem fidelização. Utilize-o como utilizará depois o programa: faça faturas verdadeiras, envie uma por Peppol e verifique que o lembrete segue como o configurou. Se não lhe convier, tudo pára por si.
Perguntas frequentes
Posso fazer eu próprio as minhas faturas como independente?
Sim. Nada o obriga a recorrer a um contabilista para faturar. Continua responsável pelas menções legais, pela taxa de IVA correta e pela conservação durante dez anos. Um programa que impõe essas menções retira o essencial do risco.
Quanto custa um software de faturação para independentes?
A oferta belga vai, grosso modo, de dez a cinquenta euros sem IVA por mês, consoante os módulos e o número de utilizadores. O Novadesko começa nos 19 euros sem IVA por mês, com envio Peppol incluído e sem custo por documento. Calcule sempre o total a doze meses antes de comparar.
Pode-se fazer uma fatura gratuitamente?
Para um punhado de faturas por ano, um modelo ou uma versão gratuita chega. Assim que fatura a outros sujeitos passivos, esbarra na obrigação Peppol, raramente incluída numa versão gratuita. No Novadesko, testa catorze dias sem cartão e depois uma subscrição paga assume.
Quando devo emitir a minha fatura?
O mais tardar no décimo quinto dia do mês seguinte àquele em que o IVA se torna exigível, ou seja, em geral o mês da entrega ou da prestação. Entregue em março, a fatura segue o mais tardar a 15 de abril, mesmo que o pagamento ainda não tenha entrado.
Sou obrigado a enviar as minhas faturas por Peppol?
Desde 1 de janeiro de 2026, sim, para as suas faturas a outros sujeitos passivos belgas. Têm de circular como documento eletrónico estruturado na rede Peppol. Para os clientes particulares, o PDF ou o papel continuam permitidos.
O que fazer com uma fatura que seguiu com um erro?
Não a elimina nem altera o número. Emite uma nota de crédito que remete para o número original e corrige o montante, e estabelece depois a fatura correta. A sua série mantém-se assim contínua, o que é visto em primeiro lugar numa inspeção.
Durante quanto tempo devo conservar as minhas faturas?
Dez anos, na forma em que foram emitidas. Para uma fatura eletrónica, conserva portanto o próprio ficheiro estruturado. Com um software de faturação, este arquivo faz-se sozinho e fica consultável.
Leia também
Esta página resume as regras belgas de IVA tal como se aplicam em agosto de 2026. Para o seu dossiê, o seu contabilista continua a ser o interlocutor certo, em particular em caso de isenção, autoliquidação ou clientes estrangeiros.
