Las menciones obligatorias de tu factura
La legislación del IVA enumera las menciones que hacen válida una factura. Si falta una, tu cliente arriesga su deducción y tú arriesgas una rectificación en caso de inspección. La lista es más corta de lo que dice su fama, con una trampa: la fecha de entrega o de prestación es la que más se olvida, y los inspectores la buscan en primer lugar.
Coge la tabla de abajo y ponla junto a tu última factura. Si todo está, tu modelo es bueno y no tendrás que volver a pensar en ello en todo el año.
Las menciones obligatorias de una factura belga
| Mención |
Lo que escribes |
Dónde se tuerce |
| Fecha de la factura |
El día en que emites la factura |
Se confunde con la fecha de entrega, cuando se exigen las dos |
| Número de factura |
Un número secuencial, por ejemplo 2026-014 |
Huecos en la serie tras eliminar una factura |
| Tus datos |
Nombre, dirección, número de empresa y número de IVA |
El número de IVA ausente de la plantilla del primer año |
| Datos del cliente |
Nombre, dirección y número de IVA para un cliente profesional |
Una dirección antigua que nunca se actualizó |
| Descripción |
La naturaleza y la cantidad de los bienes o de las prestaciones |
Una descripción demasiado vaga para poder verificarse |
| Fecha de entrega o de prestación |
El día o el periodo en que entregaste |
La mención que más se olvida de todas |
| Importes e IVA |
El importe sin IVA por tipo, el tipo y el importe del IVA |
Un único total con IVA incluido, sin desglose |
| Mención particular |
«Inversión del sujeto pasivo» o el régimen de franquicia, cuando se aplican |
Sin IVA repercutido y sin ningún motivo indicado |
Si trabajas con regularidad para un cliente en el extranjero, se añaden otras menciones, como el número de IVA con código de país y el motivo de la exención. Pide a tu asesor contable que revise este modelo una vez.
Hacer una factura en cinco pasos
En la práctica, el orden es siempre el mismo. Primero el cliente, luego las líneas, después el IVA, después el número y el envío al final del todo. Quien lo invierte y empieza eligiendo un número acaba, tarde o temprano, con un hueco en su serie.
Suena administrativo, pero tras tres facturas el gesto se vuelve automático. Un buen programa, de hecho, impone este orden y rellena lo esencial por ti.
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Selecciona el cliente y comprueba su número de IVA en el Banco Carrefour de Empresas. Con un número erróneo, tu envío Peppol no sale.
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Detalla las prestaciones en líneas distintas, con una descripción que tu cliente entienda por sí solo. «Prestaciones de septiembre» es demasiado vago, «diseño del sitio web, segundo plazo» no.
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Indica el tipo de IVA en cada línea: 21 por ciento en la mayoría de los oficios, 6 o 12 por ciento en la construcción y en algunos sectores.
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Deja que el programa asigne el siguiente número de la serie y completa después la fecha de la factura y la fecha de entrega.
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Envía, y programa enseguida el vencimiento y el recordatorio.
¿Dudas sobre un tipo? No factures nunca al 6 por ciento a ojo. La diferencia con el 21 por ciento la pagas tú en una inspección, aunque el cliente ya no exista.
IVA, franquicia e inversión del sujeto pasivo
Tres situaciones cubren casi todo lo que un autónomo se encuentra. En el caso ordinario, aplicas 21, 12 o 6 por ciento e ingresas el IVA en tu declaración trimestral. Si tu facturación anual se mantiene por debajo de 25.000 euros y has optado por el régimen de franquicia de las pequeñas empresas, no repercutes IVA y lo mencionas de forma explícita.
La tercera situación es la inversión del sujeto pasivo. En trabajos inmobiliarios destinados a un cliente sujeto al IVA, no repercutes el IVA y escribes «inversión del sujeto pasivo» en la factura. El cliente lo contabiliza él mismo en ambos sentidos. Los contratistas, los electricistas y los carpinteros conocen este mecanismo, pero quien trabaja como subcontratista también tiene derecho a él.
Lo que no debe hacerse en ninguno de los tres casos: repercutir IVA sin número de IVA, o elegir un tipo porque el cliente lo pide. El precio se negocia, el tipo no.
Bajo el régimen de franquicia, la frase «Régimen especial de franquicia de las pequeñas empresas» debe figurar en cada factura. Sin ella, pensarán que te has olvidado del IVA.
Numeración, plazos y conservación
Tus facturas llevan un número continuo, asignado por orden de emisión. La mayoría de los autónomos empiezan cada año una serie del tipo 2026-001. Está permitido, mientras no aparezca ningún hueco y un número no se use nunca dos veces. No se elimina una factura: se emite una nota de crédito que remite al número original.
En cuanto al calendario, la regla cabe en una frase. Emites, a más tardar, el día quince del mes siguiente al de la entrega o de la prestación. Entregado en marzo, facturado el 15 de abril como máximo, aunque el cliente todavía no haya pagado nada.
La conservación dura diez años, en la forma original. Para una factura electrónica, eso se refiere al archivo estructurado, no solo al PDF que has sacado de él. Un programa que lleva este archivo por sí solo te ahorra una carpeta que nadie ordena nunca.
Enviar tu factura por Peppol
Desde el 1 de enero de 2026, la facturación entre sujetos pasivos belgas pasa por facturas electrónicas estructuradas en la red Peppol. Un PDF por correo ya no basta para esos envíos, por cuidado que esté. El archivo estructurado aterriza directamente en la contabilidad del cliente, lo que elimina la reintroducción de datos y las erratas.
En concreto, una vez conectado tu programa, casi nada cambia para ti. Montas tu factura como antes y haces clic en enviar. El programa encuentra al cliente a través de su número de empresa, envía el documento por la red y muestra el acuse de recibo. Si el cliente no aparece en el directorio, es que aún no está conectado y sigues por la vía clásica.
Si solo facturas a particulares, la obligación no te afecta. Elegir hoy una herramienta incapaz de hacer Peppol sigue siendo poco prudente, sin embargo: el primer cliente profesional llega más rápido de lo que se cree.
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Tu programa debe ser punto de acceso o trabajar con un punto de acceso autorizado.
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Tu número de empresa debe estar inscrito en el directorio Peppol, sin lo cual nadie puede llegar a ti.
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Las facturas de tus proveedores entran por el mismo canal, listas para contabilizarse.
En Novadesko, el envío Peppol está incluido en la suscripción, sin coste por documento. No es así en todas partes: algunos editores facturan por pieza.
Lo que debe saber hacer un software de facturación
Un software de facturación para autónomos no es un programa contable para una empresa mediana. No necesitas veinte módulos, sino seis cosas que funcionen siempre. El resto es argumentario comercial.
Pruébalas todas durante el periodo de prueba, con tus clientes reales y tus importes reales. Una demo llena de datos inventados no dice nada de cómo va un viernes por la noche cargado de trabajo.
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Una plantilla con tu logotipo que lleve por ti las menciones legales completas.
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El envío Peppol incluido, con un estado legible factura por factura.
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Recordatorios automáticos, para no seguir a mano quién ha olvidado pagar.
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Facturas recurrentes, para los clientes con importe mensual fijo.
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Una exportación que le sirva a tu asesor contable, o un acceso directo para él.
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Un uso cómodo en el móvil, porque la mitad de las facturas salen entre dos obras.
Word, Excel o un software
Mientras saques tres facturas al mes, una plantilla de Word aguanta. Se atasca al acercarse la declaración de IVA, o el día en que un cliente pregunta por qué nunca recibió un recordatorio. La obligación Peppol ha adelantado ese punto de inflexión: un documento que maquetas tú mismo no llega a la red.
La tabla compara las tres formas de hacerlo tal como se viven, no tal como se venden.
Tres formas de hacer tus facturas
| Forma de trabajar |
Lo que hace bien |
Dónde te bloquea |
| Word o una plantilla en PDF |
Disponible al instante y gratuito |
Sin Peppol, sin seguimiento, numeración totalmente a mano |
| Excel con una hoja por año |
Una vista de los totales para tu declaración de IVA |
Fórmulas que se rompen en silencio y ningún envío |
| Un software de facturación |
Menciones legales, Peppol, recordatorios y archivo de golpe |
Una suscripción mensual y una hora de adaptación |
Cobrar más rápido
Entre empresas, el plazo legal de pago es de treinta días y las partes no pueden superar los sesenta días por contrato. Muchos autónomos escriben treinta por costumbre, cuando quince funciona muy bien en importes pequeños. Tu plazo es un punto de negociación, no una ley de la naturaleza.
Lo que más rinde no es el plazo sino el seguimiento. Un recordatorio educado tres días después del vencimiento recupera la mayor parte. Quien llama por teléfono un mes más tarde ya ha pasado al fondo de la pila. Automatiza ese seguimiento y ganas tiempo y dinero.
Añade también tu comunicación estructurada en la factura. El cliente paga más rápido cuando no tiene nada que copiar, y tu extracto bancario asocia el pago a la factura correcta por sí solo.
Si una factura queda impagada, tienes derecho de pleno derecho a intereses de demora y a una indemnización a tanto alzado. Menciónalo brevemente en tus condiciones: tu recordatorio se vuelve enseguida más serio.
Sacar tu primera factura esta noche
La puesta en marcha lleva menos de media hora. Introduces los datos de tu empresa, cargas tu logotipo, eliges tu serie de números y creas tu primer cliente. A partir de ahí, cada factura siguiente es solo cuestión de clics.
La prueba de catorce días funciona sin tarjeta bancaria y sin permanencia. Úsala como usarás el programa después: haz facturas reales, envía una por Peppol y comprueba que el recordatorio sale como lo habías configurado. Si no te convence, todo se detiene por sí solo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer yo mismo mis facturas siendo autónomo?
Sí. Nada te obliga a pasar por un asesor contable para facturar. Sigues siendo responsable de las menciones legales, del tipo de IVA correcto y de la conservación durante diez años. Un programa que imponga esas menciones elimina lo esencial del riesgo.
¿Cuánto cuesta un software de facturación para autónomos?
La oferta belga va, grosso modo, de diez a cincuenta euros sin IVA al mes, según los módulos y el número de usuarios. Novadesko empieza en 19 euros sin IVA al mes, con envío Peppol incluido y sin coste por documento. Calcula siempre el total a doce meses antes de comparar.
¿Se puede hacer una factura gratis?
Para un puñado de facturas al año, basta una plantilla o una fórmula gratuita. En cuanto facturas a otros sujetos pasivos, chocas con la obligación Peppol, que rara vez está incluida en una versión gratuita. En Novadesko pruebas catorce días sin tarjeta y después toma el relevo una suscripción de pago.
¿Cuándo debo emitir mi factura?
A más tardar el día quince del mes siguiente a aquel en que el IVA se hace exigible, es decir, en general el mes de la entrega o de la prestación. Entregado en marzo, la factura sale el 15 de abril como máximo, aunque el pago aún no haya entrado.
¿Estoy obligado a enviar mis facturas por Peppol?
Desde el 1 de enero de 2026, sí, para tus facturas a otros sujetos pasivos belgas. Deben circular como documento electrónico estructurado en la red Peppol. Para los clientes particulares, el PDF o el papel siguen estando permitidos.
¿Qué hago con una factura que salió con un error?
No la eliminas ni retocas el número. Emites una nota de crédito que remite al número original y corrige el importe, y después estableces la factura correcta. Así tu serie sigue siendo continua, que es lo primero que se mira en una inspección.
¿Cuánto tiempo debo conservar mis facturas?
Diez años, en la forma en que fueron emitidas. Para una factura electrónica, conservas por tanto el propio archivo estructurado. Con un software de facturación, este archivo se hace solo y sigue siendo consultable.
Lecturas relacionadas
Esta página resume las normas belgas del IVA tal como se aplican en agosto de 2026. Para tu caso, tu asesor contable sigue siendo el interlocutor adecuado, en particular si hay franquicia, inversión del sujeto pasivo o clientes extranjeros.
