Die Pflichtangaben auf Ihrer Rechnung
Das MwSt.-Recht zählt die Angaben auf, die eine Rechnung gültig machen. Fehlt eine, riskiert Ihr Kunde seinen Vorsteuerabzug, und Sie riskieren bei einer Prüfung eine Berichtigung. Die Liste ist kürzer als ihr Ruf, mit einer Falle: Das Liefer- oder Leistungsdatum wird am häufigsten vergessen, obwohl die Prüfer als Erstes danach suchen.
Nehmen Sie die folgende Tabelle und legen Sie sie neben Ihre letzte Rechnung. Wenn alles darauf steht, ist Ihre Vorlage in Ordnung, und Sie müssen das Jahr über nicht mehr daran denken.
Die Pflichtangaben einer belgischen Rechnung
| Angabe |
Was Sie eintragen |
Wo es schiefgeht |
| Rechnungsdatum |
Der Tag, an dem Sie die Rechnung ausstellen |
Mit dem Lieferdatum verwechselt, obwohl beide verlangt sind |
| Rechnungsnummer |
Eine fortlaufende Nummer, zum Beispiel 2026-014 |
Lücken in der Serie nach einer gelöschten Rechnung |
| Ihre Angaben |
Name, Adresse, Unternehmensnummer und MwSt.-Nummer |
Die MwSt.-Nummer fehlt in der Vorlage des ersten Jahres |
| Angaben des Kunden |
Name, Adresse und MwSt.-Nummer bei einem gewerblichen Kunden |
Eine alte Adresse, die nie aktualisiert wurde |
| Beschreibung |
Art und Menge der Waren oder Leistungen |
Eine zu vage Beschreibung, um überprüfbar zu sein |
| Liefer- oder Leistungsdatum |
Der Tag oder Zeitraum, in dem Sie geliefert haben |
Die am häufigsten vergessene Angabe von allen |
| Beträge und MwSt. |
Der Nettobetrag je Satz, der Satz und der MwSt.-Betrag |
Ein einziger Gesamtbetrag inklusive MwSt., ohne Aufschlüsselung |
| Besonderer Vermerk |
„Reverse Charge“ oder die Befreiungsregelung, wenn sie gelten |
Keine MwSt. berechnet und kein Grund angegeben |
Wenn Sie regelmäßig für einen Kunden im Ausland arbeiten, kommen weitere Angaben hinzu, etwa die MwSt.-Nummer mit Ländercode und der Befreiungsgrund. Lassen Sie diese Vorlage einmal von Ihrem Buchhalter prüfen.
Eine Rechnung in fünf Schritten erstellen
In der Praxis ist die Reihenfolge immer dieselbe. Zuerst der Kunde, dann die Positionen, dann die MwSt., dann die Nummer, und ganz am Ende der Versand. Wer das umdreht und mit der Wahl einer Nummer beginnt, hat früher oder später eine Lücke in seiner Serie.
Das klingt nach Verwaltung, aber nach drei Rechnungen wird der Handgriff automatisch. Eine gute Software erzwingt diese Reihenfolge übrigens und füllt das Wesentliche für Sie aus.
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Wählen Sie den Kunden und prüfen Sie seine MwSt.-Nummer in der Zentralen Datenbank der Unternehmen. Bei einer falschen Nummer geht Ihr Peppol-Versand nicht hinaus.
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Führen Sie die Leistungen in getrennten Positionen auf, mit einer Beschreibung, die Ihr Kunde allein versteht. „Leistungen September“ ist zu vage, „Webdesign, zweite Rate“ nicht.
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Geben Sie den MwSt.-Satz pro Position an: 21 Prozent in den meisten Berufen, 6 oder 12 Prozent im Bau und in einigen Branchen.
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Lassen Sie die Software die nächste Nummer der Serie vergeben und ergänzen Sie dann Rechnungsdatum und Lieferdatum.
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Senden Sie ab und legen Sie gleich Fälligkeit und Erinnerung fest.
Unsicher bei einem Satz? Fakturieren Sie nie nach Gefühl mit 6 Prozent. Die Differenz zu 21 Prozent zahlen Sie bei einer Prüfung selbst, auch wenn der Kunde inzwischen nicht mehr existiert.
MwSt., Befreiung und Reverse Charge
Drei Situationen decken fast alles ab, was einem Selbstständigen begegnet. Im Normalfall wenden Sie 21, 12 oder 6 Prozent an und führen die MwSt. in Ihrer Quartalserklärung ab. Bleibt Ihr Jahresumsatz unter 25.000 Euro und haben Sie sich für die Kleinunternehmerregelung (MwSt.-Befreiung) entschieden, berechnen Sie keine MwSt. und vermerken das ausdrücklich.
Die dritte Situation ist das Reverse Charge. Bei Bauleistungen an einen steuerpflichtigen Kunden berechnen Sie keine MwSt. und schreiben „Reverse Charge“ auf die Rechnung. Der Kunde verbucht sie selbst in beide Richtungen. Bauunternehmer, Elektriker und Schreiner kennen diesen Mechanismus, aber wer als Subunternehmer arbeitet, fällt ebenfalls darunter.
Was Sie in keinem der drei Fälle tun sollten: MwSt. ohne MwSt.-Nummer berechnen oder einen Satz wählen, weil der Kunde es wünscht. Über den Preis lässt sich verhandeln, über den Steuersatz nicht.
Unter der Befreiungsregelung muss der Satz „Sonderregelung für Kleinunternehmen“ auf jeder Rechnung stehen. Ohne ihn glaubt man, Sie hätten die MwSt. vergessen.
Nummerierung, Fristen und Aufbewahrung
Ihre Rechnungen tragen eine fortlaufende Nummer, die in der Reihenfolge der Ausstellung vergeben wird. Die meisten Selbstständigen beginnen jedes Jahr mit einer Serie wie 2026-001. Das ist erlaubt, solange keine Lücke entsteht und keine Nummer zweimal verwendet wird. Eine Rechnung löscht man nicht: Man stellt eine Gutschrift aus, die auf die ursprüngliche Nummer verweist.
Bei der Frist lässt sich die Regel in einem Satz sagen. Sie stellen spätestens am fünfzehnten Tag des Monats aus, der auf die Lieferung oder Leistung folgt. Im März geliefert, spätestens am 15. April fakturiert, auch wenn der Kunde noch nichts bezahlt hat.
Die Aufbewahrung läuft zehn Jahre, in der ursprünglichen Form. Bei einer elektronischen Rechnung betrifft das die strukturierte Datei, nicht nur das daraus erzeugte PDF. Eine Software, die diese Archivierung von allein übernimmt, erspart Ihnen einen Ordner, den niemand je aufräumt.
Ihre Rechnung über Peppol senden
Seit dem 1. Januar 2026 läuft die Rechnungsstellung zwischen belgischen Steuerpflichtigen über strukturierte elektronische Rechnungen im Peppol-Netzwerk. Ein PDF per Mail genügt für diese Sendungen nicht mehr, so sorgfältig es auch gestaltet ist. Die strukturierte Datei landet direkt in der Buchhaltung des Kunden, was Neuerfassung und Tippfehler beseitigt.
Konkret ändert sich für Sie fast nichts, sobald Ihre Software angebunden ist. Sie erstellen Ihre Rechnung wie vorher und klicken auf Senden. Die Software findet den Kunden über seine Unternehmensnummer, schickt das Dokument ins Netzwerk und zeigt die Empfangsbestätigung an. Taucht der Kunde nicht im Verzeichnis auf, ist er noch nicht angebunden, und Sie wählen den klassischen Weg.
Wenn Sie nur an Privatpersonen fakturieren, betrifft die Pflicht Sie nicht. Heute ein Tool zu wählen, das kein Peppol kann, bleibt trotzdem unklug: Der erste gewerbliche Kunde kommt schneller, als man denkt.
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Ihre Software muss ein Zugangspunkt sein oder mit einem zugelassenen Zugangspunkt arbeiten.
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Ihre Unternehmensnummer muss im Peppol-Verzeichnis eingetragen sein, sonst erreicht Sie niemand.
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Die Rechnungen Ihrer Lieferanten kommen über denselben Kanal herein, bereit zur Verbuchung.
Bei Novadesko ist der Peppol-Versand im Abonnement enthalten, ohne Kosten pro Dokument. Das ist nicht überall so: Manche Anbieter berechnen pro Stück.
Was eine Rechnungssoftware können muss
Eine Rechnungssoftware für Selbstständige ist kein Buchhaltungspaket für mittlere Unternehmen. Sie brauchen keine zwanzig Module, sondern sechs Dinge, die immer funktionieren. Der Rest gehört in die Verkaufsargumentation.
Testen Sie sie alle in der Testphase, mit Ihren echten Kunden und Ihren echten Beträgen. Eine Demo voller erfundener Daten sagt nichts darüber, wie es an einem vollen Freitagabend läuft.
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Eine Vorlage mit Ihrem Logo, die die vollständigen gesetzlichen Angaben für Sie führt.
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Peppol-Versand inklusive, mit gut lesbarem Status pro Rechnung.
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Automatische Erinnerungen, damit Sie nicht mehr von Hand verfolgen, wer das Zahlen vergessen hat.
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Wiederkehrende Rechnungen für Kunden mit festem Monatsbetrag.
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Ein Export, der zu Ihrem Buchhalter passt, oder ein direkter Zugang für ihn.
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Komfortable Nutzung auf dem Smartphone, denn die Hälfte der Rechnungen geht zwischen zwei Baustellen hinaus.
Word, Excel oder eine Software
Solange Sie drei Rechnungen im Monat schreiben, taugt eine Word-Vorlage. Es hakt vor der MwSt.-Erklärung oder an dem Tag, an dem ein Kunde fragt, warum er nie eine Erinnerung erhalten hat. Die Peppol-Pflicht hat diesen Kipppunkt vorverlegt: Ein Dokument, das Sie selbst layouten, erreicht das Netzwerk nicht.
Die Tabelle vergleicht die drei Arbeitsweisen so, wie man sie erlebt, nicht so, wie sie verkauft werden.
Drei Arten, Ihre Rechnungen zu erstellen
| Arbeitsweise |
Was sie gut kann |
Wo sie Sie ausbremst |
| Word oder eine PDF-Vorlage |
Sofort verfügbar und kostenlos |
Kein Peppol, keine Nachverfolgung, Nummerierung ganz von Hand |
| Excel mit einem Blatt pro Jahr |
Eine Übersicht der Summen für Ihre MwSt.-Erklärung |
Formeln, die unbemerkt brechen, und kein Versand |
| Eine Rechnungssoftware |
Gesetzliche Angaben, Peppol, Erinnerungen und Archivierung auf einmal |
Ein Monatsabonnement und eine Stunde Eingewöhnung |
Schneller bezahlt werden
Zwischen Unternehmen beträgt die gesetzliche Zahlungsfrist dreißig Tage, und die Parteien dürfen vertraglich sechzig Tage nicht überschreiten. Viele Selbstständige tragen aus Gewohnheit dreißig ein, obwohl fünfzehn bei kleinen Beträgen bestens passt. Ihre Frist ist ein Verhandlungspunkt, kein Naturgesetz.
Am meisten bringt nicht die Frist, sondern die Nachverfolgung. Eine höfliche Erinnerung drei Tage nach der Fälligkeit holt den größten Teil herein. Wer einen Monat später anruft, ist schon weit unten im Stapel gelandet. Automatisieren Sie diese Nachverfolgung, und Sie gewinnen Zeit und Geld.
Fügen Sie außerdem Ihre strukturierte Mitteilung auf der Rechnung hinzu. Der Kunde zahlt schneller, wenn er nichts abschreiben muss, und Ihr Kontoauszug ordnet die Zahlung von allein der richtigen Rechnung zu.
Bleibt eine Rechnung unbezahlt, haben Sie von Rechts wegen Anspruch auf Verzugszinsen und eine Pauschalentschädigung. Erwähnen Sie das kurz in Ihren Bedingungen: Ihre Erinnerung wirkt gleich ernster.
Heute Abend Ihre erste Rechnung verschicken
Die Einrichtung dauert weniger als eine halbe Stunde. Sie erfassen Ihre Unternehmensdaten, laden Ihr Logo hoch, wählen Ihre Nummernserie und legen Ihren ersten Kunden an. Von da an ist jede weitere Rechnung nur noch eine Sache von Klicks.
Die vierzehntägige Testphase läuft ohne Bankkarte und ohne Verpflichtung. Nutzen Sie sie so, wie Sie die Software später nutzen werden: Schreiben Sie echte Rechnungen, senden Sie eine über Peppol und prüfen Sie, ob die Erinnerung so hinausgeht, wie Sie sie eingestellt haben. Wenn es Ihnen nicht zusagt, endet alles von selbst.
Häufige Fragen
Kann ich meine Rechnungen als Selbstständiger selbst erstellen?
Ja. Nichts zwingt Sie, für die Rechnungsstellung einen Buchhalter einzuschalten. Sie bleiben verantwortlich für die gesetzlichen Angaben, den richtigen MwSt.-Satz und die zehnjährige Aufbewahrung. Eine Software, die diese Angaben erzwingt, nimmt Ihnen den Großteil des Risikos ab.
Was kostet eine Rechnungssoftware für Selbstständige?
Das belgische Angebot reicht grob von zehn bis fünfzig Euro netto pro Monat, je nach Modulen und Anzahl der Benutzer. Novadesko beginnt bei 19 Euro netto pro Monat, Peppol-Versand inklusive und ohne Kosten pro Dokument. Rechnen Sie vor dem Vergleich immer die Summe über zwölf Monate aus.
Kann man eine Rechnung kostenlos erstellen?
Für eine Handvoll Rechnungen pro Jahr genügt eine Vorlage oder ein kostenloser Tarif. Sobald Sie an andere Steuerpflichtige fakturieren, stoßen Sie auf die Peppol-Pflicht, die in einer kostenlosen Version selten enthalten ist. Bei Novadesko testen Sie vierzehn Tage ohne Karte, danach übernimmt ein kostenpflichtiges Abonnement.
Wann muss ich meine Rechnung ausstellen?
Spätestens am fünfzehnten Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem die MwSt. fällig wird, also in der Regel der Monat der Lieferung oder Leistung. Im März geliefert, geht die Rechnung spätestens am 15. April hinaus, auch wenn die Zahlung noch nicht eingegangen ist.
Bin ich verpflichtet, meine Rechnungen über Peppol zu senden?
Seit dem 1. Januar 2026 ja, für Ihre Rechnungen an andere belgische Steuerpflichtige. Sie müssen als strukturiertes elektronisches Dokument im Peppol-Netzwerk laufen. Für Privatkunden bleiben PDF oder Papier erlaubt.
Was tun mit einer Rechnung, die mit einem Fehler hinausgegangen ist?
Sie löschen sie nicht und ändern die Nummer nicht. Sie stellen eine Gutschrift aus, die auf die ursprüngliche Nummer verweist und den Betrag korrigiert, und erstellen dann die richtige Rechnung. Ihre Serie bleibt so lückenlos, worauf man bei einer Prüfung zuerst schaut.
Wie lange muss ich meine Rechnungen aufbewahren?
Zehn Jahre, in der Form, in der sie ausgestellt wurden. Bei einer elektronischen Rechnung bewahren Sie also die strukturierte Datei selbst auf. Mit einer Rechnungssoftware geschieht diese Archivierung von allein und bleibt einsehbar.
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